Co robi administrator wydatków?

Administrator wydatków weryfikuje raporty z wydatków firmy, dokonując płatności odpowiednim osobom lub firmom po weryfikacji i obsłudze wszelkich nadużycia funduszy.Zapewnia, że wszystkie rachunki są konieczne i dokładne, co uniemożliwia wygórowane lub nieautoryzowane straty wydatków i przychodów.Jego obowiązkiem jest również przechowywanie szczegółowych zapisów, zarówno elektronicznych, jak i nie elektronicznych, rachunków i płatności.

Każda firma ma określone zasady i formularze wymagane do dokonywania płatności i zwrotu.Ponieważ nowi pracownicy lub usługodawcy nie zawsze znają te zasady i formularze, administrator wydatków wyjaśnia im lub zapewnia.Odpowiada również na wszelkie zapytania dotyczące zasad i formularzy w razie potrzeby, na przykład, czy określony koszt kwalifikuje się do zwrotu kosztów.

Z powodów podatkowych i prawnych administratorzy wydatków zbierają faktury i wpływy, korzystając z dokumentacji, aby upewnić się, że kwota zapłacenia jest uzasadniona i dokładna.Administracja wydatków jest ściśle powiązana z przetwarzaniem płac i często odbywa się ta sama osoba, więc wielu administratorów weryfikuje karty czasowe.Zbierają również inne dane potrzebne do odpowiedniej płatności, takie jak numery lub adresy w banku.

Po sprawdzeniu, że administrator wydatków uzasadniono, że koszt jest uzasadniony, musi zachować rejestr wydatków.Często oznacza to wykonywanie kopii i umieszczenie ich w pliku firmy, ale obejmuje również wprowadzenie wydatków w skomputeryzowanym systemie i kodowanie każdego kosztu w celu zapewnienia odpowiedniego alokacji budżetowej i leczenia podatkowego.

Zarządzanie wydatkami jest złożonym procesem, a błędy mogą i mogą i mogą i błędy mogą iwystępować.Na przykład pracownik może niewłaściwie wypełnić raport z wydatków lub administrator może przypadkowo zezwolić na płatność na niewłaściwe konto.Kiedy pojawiają się te błędy, administrator musi zlokalizować źródło lub powód błędu, powiadomić osoby dotknięte i podjąć kroki w celu rozwiązania problemu.

Ideał firmy jest to, że wszyscy pracownicy traktują fundusze i nieruchomości z szacunku, ale w rzeczywistości niektórePracownicy starają się zdobyć firmę na pokrycie wydatków, które nie są odpowiedzialnością firmy lub są wyższe niż to konieczne.Kiedy administrator stwierdza, że ktoś to robi, podejmuje odpowiednie działania zgodnie z polityką firmy, takie jak wydanie ostrzeżenia ustnego lub przedstawienie dowodów nadużycia wyższym urzędnikom.Nie zawsze czyni to administratora popularnego wśród pracowników, ale dla administratora bardzo ważne jest egzekwowanie zasad firmy, jeśli kierownictwo ma zachować aurę uprawnień.Widzi sposoby, w jakie obecny system administracji funduszy firmy nie jest tak wydajny, jak to możliwe.Jako rodzaj menedżera administrator ma zidentyfikować obszary, które mogłyby wykorzystać poprawę i burzy mózgów na temat sposobów zmiany strategii lub narzędzi wydatków.Firmy mogą wymagać od niego przedstawienia formalnych propozycji wszelkich modyfikacji i przedstawienia swoich pomysłów akcjonariuszom lub członkom zarządu.

W niektórych firmach problemy ubezpieczeniowe są również w zakresie zaopatrzenia w zakresie wydatków.Na przykład mogą one zorganizować płatności za ubezpieczenie na pojazdy firmowe, ponieważ ubezpieczyciele muszą otrzymywać wynagrodzenie za usługi podobne do każdego innego sprzedawcy.W takich przypadkach administrator łączy się z firmami ubezpieczeniowymi i osobami trzecimi.