Co to jest asystent administracyjny?

Asystent administracyjny ma wiele takich samych obowiązków jak sekretarz, w tym pisanie, zgłoszenie, odpowiadanie na telefony i robienie notatek na spotkaniach.Oprócz tego może on również nadzorować logistykę biura, współpracować z przełożonymi przy ważnych projektach i nadzorować sekretarzy.Chociaż na tym stanowisku wymagana jest niewielka formalna edukacja, asystenci wykonawcze lub osoby pracujące w polach specjalistycznych mogą wymagać dodatkowego szkolenia.

Obowiązki

Obowiązki asystenta administracyjnego często wykraczają daleko poza zadania sekretarskie i obejmują obsługę rzeczy logistycznych dla biura, takie jak zamawianie dostaw, obsługa poczty i dokumentów, które wchodzą i wychodzą z działalności oraz koordynowanie harmonogramów ludzi.W wielu przypadkach jest on źródłem informacji z opinią publiczną i jako taki czasami działa jak towarzysz.Niektórzy starsi asystenci nadzorują również młodszych asystentów lub sekretarzy, w którym to przypadku mogą wymagać okresowych raportów lub prezentacji.Wiele osób na tym stanowisku pomaga również w szkoleniu nowych pracowników, szczególnie jeśli będą wykonywać zadania administracyjne.Asystent administracyjny potrzebuje również praktycznej wiedzy, na przykład sposobu pracy z różnorodnym sprzętem biurowym.

Zestaw umiejętności

Osoby pracujące na tej pozycji muszą być wyjątkowo dobre ze szczegółami i są w stanie obsługiwać wiele zadań jednocześnie, ponieważ są oneCzęsto odpowiedzialne za harmonogramy wielu ludzi i mogą nadzorować postęp kilku projektów jednocześnie.Powinny być również dobre z ludźmi, ponieważ praca wymaga dużo interakcji z ludźmi w biurze, a także klientom.Możliwość samodzielnego wykonywania połączeń i pracy w zakresie osądu jest również ważną częścią pracy, ponieważ asystent administracyjny jest osobą, która może dowiedzieć się, które dokumenty są ważne, a które można odrzucić, które e-maile mogą być obsługiwane w biurzePoziom i które należy przekazać do wyższego kierownictwa i jak wypracować łańcuch dowodzenia, aby załatwić sprawę.Ponadto asystenci administracyjni muszą być wyrażane, dobre w pisaniu i dobrzy z technologią, ponieważ często wymagają odpowiedzi pocztowej, korekty dokumentów i pracy z bazami danych.

Specjalcje

Asystenci administracyjni mogą specjalizować się w określonymDepartament w organizacji, podobnie jak zasoby ludzkie lub IT, choć występuje bardziej w większych organizacjach.Asystenci administracyjni pracują tylko z wyższym kierownictwem w firmie.Mogą być odpowiedzialni za pulę ludzi lub mogą tylko z nią pracować.W obu przypadkach asystent jest odpowiedzialny za kontrolowanie dostępu do kadry kierowniczej, dokonywanie ustaleń dotyczących podróży i konferencji oraz interakcję z dostawcami, kierownictwem innych firm i członków zarządu, oprócz regularnych obowiązków administracyjnych.Ogólnie rzecz biorąc, im wyższy władca, tym więcej umiejętności i doświadczenia asystenta potrzeb.

Dodatkowo asystenci administracyjne mogą specjalizować się w niektórych dziedzinach, takich jak medycyna lub prawo.Oprócz normalnych obowiązków związanych z tą pozycją, wykonuje on również zadania związane z tym polem.Na przykład asystent prawny może również badać precedensy prawne i pomóc przygotować odprawy, podczas gdy asystent medyczny zwykle musi wiedzieć o rozliczeniu ubezpieczeń lub procedurach laboratoryjnych.Niektóre osoby wykonują również tę pracę w domu przez telefon i Internet, w którym to przypadku nazywane są wirtualnymi asystentami administracyjnymi.

Szkolenie

W wielu przypadkach osoba może rozpocząć pracę w tej pracy z dyplomem w szkole średniej i szkolenia w zakresie umiejętności biznesowych i komputerowych.W przypadku specjalistycznych stanowisk, takich jak w biurze medycznym lub prawnym, musi znać słownictwo specyficzne dla tego stanowiska.Certyfikat z programu szkoleniowego, stopnia współpracownika lub certyfikatu za pośrednictwem uznanej organizacji może pomóc, gdy jaT przychodzi do zatrudniania lub awansu.