Co to jest zarządzanie umowami?

Termin zarządzanie umowami jest zwykle używane w działach zamówień lub zakupów.W ramach obowiązków Departamentu Zamówień kierownik negocjuje, akceptuje i podpisuje umowy z dostawcami towarów i usług dla organizacji.Zarządzanie kontraktami to proces zapewnienia, aby dostawca honorował wynegocjowane warunki umowy.Chociaż rola zamówień w procesie negocjacyjnym jest istotną częścią procesu zarządzania kosztami, zarządzanie umowami to miejsce, w którym faktyczne oszczędności są albo osiągnięte lub pominięte.

Efektywne praktyki zarządzania kontraktami powodują niższe koszty operacyjne, wydajne usługi i silniejszepozycja przetargowa podczas następnej rundy negocjacji.Zarządzanie umowami obejmuje zapewnienie zgodności umowy, działając jako główny kontakt w sprawach związanych z rozwiązywaniem usług i sporów, a także zarządzanie wszelkimi płatnościami lub klauzulami wynegocjowanymi w umowie.Zasadniczo zarządzanie kontraktami można podzielić na trzy główne obszary: progi, rabaty i klauzule wydajności.

Próg to termin używany do zdefiniowania określonych celów wydatków dolara, transakcji lub zakupionych jednostek.Te progi są zwykle powiązane z rabatami dolara na cenę zakupu i często oparte są na liczbie zamówień otrzymanych w określonym okresie.W ramach procesu negocjacji progi są często wykorzystywane do żądania jeszcze głębszych rabatów, niż normalnie zapewniałby dostawca.Wraz ze wzrostem wolumenu dostawca ma motywację i zdolność do obniżenia ceny, wraz ze wzrostem kosztów.

rabaty są wykorzystywane jako nagroda lub zachęta dla dostawcy do osiągnięcia określonych celów.Na przykład piekarnia może negocjować zakup określonej ilości mąki w określonym okresie.Wszelkie dodatkowe, nieplanowane żądania, które są wypełnione w określonym okresie czasu, kwalifikują się do rabatu dla dostawcy.Faktura dotyczy standardowej kwoty, ale rabat jest obliczany i spłacony dostawcy jako nagrodę za zaspokojenie natychmiastowej potrzeby.Ta elastyczność często występuje w środowiskach wrażliwych na czas, w których umowa dotyczy standardowego harmonogramu dostawy, ale potrzebna jest dodatkowa elastyczność, aby spełnić wymagania biznesowe.

Klauzule wydajności są oparte na wymiernych elementach, które są kluczowe dla prowadzenia działalności.Wspólne klauzule oparte są na dostawie w określonych ramach czasowych, fakturze w określonym zakresie daty, spełnianiu dat dostawy porównawczej i procencie ukończenia projektów budowlanych.Celem klauzuli wydajności jest ustalenie przyjętych metody pomiaru między dostawcą a klientem.Klauzule te są często powiązane z karami lub nagrodami, w zależności od branży.

Skuteczne zarządzanie kontraktami obejmuje codzienne śledzenie aktywności, zarządzanie wydajnością i kontynuowanie z dostawcą.Tylko dzięki aktywnemu procesowi zarządzania umowami firma może ubiegać się o wszelkie świadczenia zawarte w umowie.Korzyści te mogą obejmować klauzule wczesnego zwolnienia, dodatkowe obniżki płatności i inne karny.