Jak zachować drobny dziennik gotówkowy?

Aby zachować drobny dziennik gotówkowy, najpierw musisz zdecydować, czy chcesz zachować pisemne dzienniki lub nagrać transakcje na komputerze.Następnie będziesz musiał utworzyć lub uzyskać dziennik, który ma odpowiednie kolumny wpisowe, takie jak te daty, kwoty transakcyjne, opisy dochodu lub wydatków oraz salda.Po utworzeniu tego dziennika możesz śledzić, po prostu nagrywając za każdym razem, gdy płacisz za coś z drobną gotówką lub otrzymać pieniądze w tym formularzu.Ponadto możesz skorzystać, utrzymując rachunki, aby utworzyć kopię zapasową wpisów dziennika.

Gdy musisz zachować drobny dziennik gotówkowy, ważne jest, aby zrozumieć, że masz wybory, jeśli chodzi o jego tworzenie.Możesz użyć pisemnego dziennika, programu komputerowego zaprojektowanego specjalnie do nagrywania drobnych transakcji gotówkowych, a nawet po prostu komputerowego arkusza kalkulacyjnego do utworzenia dziennika.Jeśli jednak zdecydujesz się na skorzystanie z opcji komputerowej do rejestrowania drobnej gotówki, zwykle ważne jest, aby regularnie tworzyć kopie zapasowe plików.Jeśli nie pamiętasz, aby to zrobić, możesz mieć trudności z ustaleniem, w jaki sposób wydałeś drobną gotówkę i udowodnić swoje wydatki, jeśli system komputerowy zawiedzie.

Zazwyczaj drobny dziennik gotówkowy będzie miał wyznaczony obszar do rejestrowania różnych danych.Na przykład utworzony dziennik powinien mieć kolumnę do wprowadzenia daty, w której zapłaciłeś gotówką lub otrzymałeś gotówkę, a także kolumnę za oznaczenie, czy otrzymałeś paragon w celu udokumentowania transakcji.Twój dziennik powinien również zawierać obszar do wpisowania strony, której zapłaciłeś gotówkę lub osobę, od której otrzymałeś pieniądze i kwotę transakcji.Będziesz także potrzebował obszaru do opisania transakcji.Na przykład możesz zauważyć w tym obszarze, który zapłaciłeś za dostawy lub otrzymałeś darowiznę.

Gdy przechowujesz dziennik drobnej gotówki, musisz również śledzić saldo na swoim koncie.Oznacza to, że po każdej transakcji potrzebujesz kolumny, w której można zarejestrować saldo swojego drobnego funduszu gotówkowego.Śledzenie salda jest nie tylko dobrym prowadzeniem rekordów, ale może również ułatwić zauważanie, kiedy nadszedł czas na uzupełnienie małego funduszu gotówkowego.

Jeśli prowadzisz firmę, która ma pracowników, będziesz musiał zdecydować, kto będzie miał dostęp do twojej drobnej gotówki i będzie odpowiedzialny za utrzymanie dziennika.Jeśli więcej niż jedna osoba będzie miała dostęp, będziesz potrzebować systemu do nagrywania, który jest odpowiedzialny za transakcję.Możesz prowadzić do tego zapis, dodając kolumnę do dziennika dla nazwiska pracownika.

Oprócz utrzymania drobnego dziennika pieniężnego ważne jest również utrzymanie wszelkich otrzymanych wpływów w związku z drobną gotówką.Obejmuje to nawet wpływy dla małych kwot, które nie uważasz za bardzo ważne.Później możesz potrzebować tych rachunków, aby pomóc w udowodnieniu niektórych z twoich wydatków.