Jak śledzić wydatki operacyjne?

Śledzenie wydatków operacyjnych jest ważne dla sukcesu każdej firmy.Aby zrozumieć, ile kosztuje prowadzenie firmy, konieczne jest posiadanie ustrukturyzowanej metody identyfikacji i kategoryzacji każdego kosztu.Na szczęście proces ustanowienia procedury publikowania wydatków biznesowych i odzyskiwania danych w pewnym rodzaju formatu użytecznego nie jest trudny.

Aby prawidłowo zarządzać wydatkami operacyjnymi, firma musi ustalić co najmniej kilka podstawowych rekordów rachunkowości.Rekordy te można przechowywać w kopii papieru, ale korzystanie z oprogramowania księgowego może często usprawnić zadanie ze względną łatwością.Jeśli nie masz pewności, jak skonfigurować rekordy, większość pakietów oprogramowania księgowego bezpłatnego i opartych na opartych na opłacaniu poda podstawowe instrukcje, które pomogą określić, które elementy linii powinny być opublikowane w jakiej kategorii.Po wprowadzeniu książek proces publikowania jest łatwy do naśladowania.

Jednym bardzo ważnym aspektem śledzenia wydatków operacyjnych jest nie odkładanie regularnych postów w księgach.W zależności od charakteru działalności korzystne może być publikowanie przedmiotów, gdy tylko zostaną otrzymane.Domowe i inne małe firmy mogą być w stanie publikować wszystkie przedmioty każdego dnia każdego tygodnia biznesowego bez tworzenia problemów z budżetem operacyjnym.Nawet jeśli nie ma wiele do opublikowania, wybór tego codziennie minimalizuje szanse na niewłaściwe umieszczenie faktury dostawcy, nigdy nie opublikowane, a zatem nigdy nie wypłacone, dopóki dostawca nie wysłał drugiego zawiadomienia.

Wraz z ustalonym harmonogramem księgowych i publikowania kolejnym etapem śledzenia wydatków operacyjnych jest generowanie raportów, które rozbijają te wydatki na grupy.Większość oprogramowania księgowego zawiera wstępnie uformowany raport dochodu/wydatków, który pozwoli ci porównać to, co pojawia się z tym, co wychodzi w określonych ramach czasowych.Możliwe jest również utworzenie dostosowanego raportu, który porównuje zarówno Twoje dochody, jak i koszty operacyjne z budżetem operacyjnym.Pozwala to nie tylko potwierdzić, że otrzymywane są wystarczające przychody na pokrycie wydatków, ale także to, czy nadal działasz w ramach budżetu.Uruchamiając te raporty co tydzień, możesz odpowiednio dostosować swoje wydatki, albo przenosząc daty płatności na zaległe dług lub opóźniając niektóre płatności, aby zapobiec przekroczeniu budżetu w nadchodzącym okresie.

Oprócz śledzenia wydatków operacyjnych, aby upewnić się, że budżet firmy pozostaje zrównoważony, ważne jest kontrolowanie wydatków operacyjnych związanych z określonymi segmentami operacji i upewnienie się, że inwestycja w te segmenty przyczynia się do procesu generowania przychodów.Na przykład, jeśli zauważysz, że wydatki w dziale sprzedaży rosną, ale sprzedaż była stagnacja przez ostatnie sześć miesięcy, co oznacza potrzebę wprowadzenia kilku zmian w tym obszarze operacji.Z tej perspektywy śledzenie kosztów operacyjnych oznacza, że przychody są wykorzystywane bardziej wydajnie, wyznacznik jest utrzymywany tak zdrowy, jak to możliwe, a szanse na budowanie rezerw operacyjnych do użytku z przyszłymi projektami są opłacalne.