Jak napisać politykę zwrotu kosztów?

Polityka zwrotu kosztów może być ważnym dokumentem, a zatem wymaga planowania i jasności.Powinien obejmować rodzaje wydatków, które zostaną zwrócone i te, które nie będą.Powinieneś określić, kogo dotyczy zasady i wszelkich osób, których wydatki są wykluczone.Należy nakreślić maksymalne zwroty i należy wyjaśnić, która dokumentacja jest potrzebna do spłaty.Powinny zostać uwzględnione ramy przesyłania dokumentacji wraz z ramami czasowymi i sposobem, w jaki zostaną dokonane zwrotu.

Jeśli ponosisz odpowiedzialność za napisanie zasady zwrotu kosztów, rób to bardzo uważnie.Nieostrożne błędy mogą być kosztowne dla Twojej firmy lub osób, które dokonały wydatków z oczekiwaniem na spłatę.Dlatego niezwykle ważne jest, aby warunki były jasne dla wszystkich, w tym ciebie.

Na początek, powinieneś stworzyć listę, która nakreśla, które wydatki są zwrotne, a które nie.To ćwiczenie pomoże ci usprawnić politykę zwrotu kosztów.kogo to dotyczy.Mogą istnieć pewne rodzaje zwrotu kosztów, które chcesz udostępnić tylko niektórym osobom.Na przykład kierownictwo wyższego szczebla może kwalifikować się do spłaty kosztów restauracji z klientami i ich rozrywki, ale możesz ograniczyć ich asystentów do refundacji tylko za posiłki.Takie sytuacje można skutecznie obsługiwać na jeden z dwóch sposobów.Możesz albo określić, kogo robi każda część polisy, której nie dotyczy, lub nie ma na celu zorganizowania dokumentu w sekcjach, które mają zastosowanie do każdej grupy.

Maksymalne koszty dla określonych rodzajów wydatków należy zająć się.Jeśli nie zostanie to zrobione, rezultatem może być duże zamieszanie i być może znaczne straty finansowe.W przypadku, gdy maksimum muszą się zmieniać w pewnych okolicznościach, należy nakreślić sposób, w jaki zostanie to rozwiązane.Na przykład możesz ustawić maksymalny dzienny zwrot kosztów na wycieczki biznesowe, ale można wymagać zwiększenia kwoty podczas podróży do niektórych miast międzynarodowych.

Bardzo ważne jest, aby polityka zwrotu kosztów wyraźnie stwierdziła, jaką dokumentację lub dowód dowód jestjest potrzebny do kwalifikowania kosztów.Możesz po prostu chcieć rachunków lub możesz chcieć rachunków ze szczegółowymi informacjami, takimi jak klient, że koszty dotyczyły i dlaczego koszty były konieczne.Możesz chcieć, aby wszystkie wydatki zostały przesłane na specjalnym formularzu.Niezależnie od decyzji, upewnij się, że te informacje są wyraźnie przekazane.

Ponadto musisz określić terminy lub regularność w celu składania wydatków na zwrot kosztów.Polityka powinna przekazać, co się stanie, jeśli ten czas nie zostanie szanowany.Osoby powinny być również świadome tego, kiedy i jak zostaną zwrócone.