Jakie są wydatki pracowników?

Koszty pracowników to koszty związane z zadaniami wykonanymi dla pracodawcy.Pracodawcy zazwyczaj wyznaczają listę dopuszczalnych wydatków, za które są gotowi zwrócić pracowników.Taka lista może obejmować wydatki związane z podróżą służbową, posiłkami, domieszką, połączeniami telefonicznymi, Internetem i materiałami biurowymi.Niektórzy pracodawcy wydają karty kredytowe firmy dla takich wydatków, podczas gdy inni oczekują, że pracownicy pokryją koszty i żądania zwrotu kosztów.

Dopuszczalne wydatki pracowników zwykle różnią się w zależności od pracodawcy.Większość firm i organizacji ma jasno określoną listę dopuszczalnych wydatków.Jedna firma może pokryć rachunek z telefonu komórkowego pracownika, jeśli większość jego połączeń jest związana z biznesem.Inna firma może nie pozwolić na koszty telefonu komórkowego, wymagając od pracowników wszystkich połączeń biznesowych z biura firmy.

Rodzaje wydatków pracowników powszechnie objęte firmami są związane z podróżami biznesowymi, posiłkami biznesowymi i materiałami biurowymi.Uzasadnione wydatki mogą obejmować lotnisko na krajowe spotkanie biznesowe, rachunek z restauracji na spotkanie z potencjalnym klientem lub kasetą drukarki potrzebną do wydrukowania podręczników do szkolenia firmy.We wszystkich przypadkach koszt musi być rozsądny i powiązany z postępem celów pracy i firmy.

Pracownicy pracujący w domu mogą mieć dodatkowe wydatki pracowników.Gdy pracownicy telepracują, pracodawcy oszczędzają koszty na powierzchni biurowej i narzędzia.W takich przypadkach pracodawcy często udzielają dodatkowych wydatków.Przykłady wydatków telekomutacyjnych mogą obejmować koszty internetowe, wydatki związane z komputerem i drukarką oraz rachunki za telefon.Pracodawcy mogą wymagać od pracowników ograniczenia wykorzystania tych usług i przedmiotów tylko do użytku biznesowego.

Pracodawcy zwykle oczekują, że pracownicy będą śledzić własne wydatki pracowników poza środowiskiem firmy.Zasadniczo zapewniają formularze wydatków, które należy wypełnić i przesłać zgodnie z ustalonym harmonogramem płatności.W większości przypadków należy składać oryginalne wpływy wraz z formularzami wydatków, aby zapewnić dokumentację tworzenia kopii zapasowych poniesionych kosztów.Zwrot wydatków pracownika nie podlega opodatkowaniu i zwykle wypłacana oddzielnie od kontroli płac pracowniczych.

W niektórych przypadkach wypełnienie formularza wydatków pracownika będzie wymagało szeroko zakrojonych szczegółów i uwagi.W przypadku wydatków podzielonych na użytek biznesowy i osobisty niektórzy pracodawcy wymagają dokładnej rachunkowości.Na przykład pracownik może wynająć samochód podczas podróży służbowej i prowadzić samochód do użytku biznesowego na tydzień i spędzić dodatkowe kilka dni na korzystaniu z samochodu wyłącznie dla rodziny.Może być zobowiązany do odjęcia dni osobistych od rachunku za wynajem samochodu podczas składania go w celu zwrotu kosztów.