Jakie są różne rodzaje drobnych procedur gotówkowych?

Procedury gotówkowe są ustalane przez firmy lub inne organizacje w celu obsługi niewielkich kwot gotówki.Nazywana Petty Cash Fund, ta gotówka jest wykorzystywana do dokonywania małych zakupów zamiast pisania czeku lub korzystania z karty kredytowej firmy.Firma przydzieli opiekunowi, którego zadaniem jest upewnienie się, że wszystkie środki są rozliczane za pomocą potwierdzenia lub innej odpowiedniej dokumentacji.

Zwykle mniej niż 250 USD dolarów, drobny fundusz gotówkowy pozwala na wykorzystanie gotówki na małe zakupy lubzwrot kosztów bez uciążliwego procesu pisania czeku.Drobny fundusz gotówkowy może również zastąpić potrzebę wydawania kart kredytowych firmy wielu osobom, które dokonują małych zakupów.To z kolei zmniejsza odpowiedzialność za spółkę.

Jeżeli drobny fundusz gotówkowy nie zostanie jeszcze ustanowiony, należy ustalić procedury gotówkowe, aby zapewnić prawidłowe śledzenie i monitorowanie wszystkich pieniędzy.Czasami dokonywane są regularne, rutynowe zakupy, które spadają poniżej określonej kwoty dolara, a zatem sprawiają, że nieefektywne jest napisanie czeku na zwrot kosztów.W takim przypadku należy zwrócić się do menedżera lub kontrolera spółki w celu ustanowienia drobnego funduszu gotówkowego.

Jeśli istnieje już drobny fundusz gotówkowy, konieczne jest posiadanie odpowiednich drobnych procedur gotówkowych do śledzenia pieniędzy.Dzieje się tak na dwa sposoby: zwrot kosztów lub zaliczki.Zwrot ma miejsce, gdy dokonano już zakupu, a dana osoba składa paragon lub inną dokumentację w celu spłacenia wydanych pieniędzy.Płatność zaliczki występuje, gdy gotówka jest wypłacona za zakup jeszcze nie dokonanego.W takim przypadku kupon lub inna dokumentacja powinna zostać włożona do drobnego funduszu gotówkowego w momencie dokonywania wypłaty.Ten kupon pokaże, kto wypłacił pieniądze, a także, kto otrzymał pieniądze, wraz z datą, celem i innymi istotnymi informacjami.Kupon pozostaje w drobnym funduszu gotówkowym, dopóki pokwitowanie nie zostanie zwrócone do opiekuna.

Opiekun funduszu gotówkowego jest zwykle ustalany w procedurach gotówkowych.Zazwyczaj jest to pewne stanowisko, takie jak menedżer biura, który jest przypisany do obowiązku.Opiekun jest wówczas odpowiedzialny za cały drobny fundusz gotówkowy.W danym momencie kwota pieniędzy w Petty Cash Fund oraz kupony muszą równać się całkowitej pierwotnej kwoty funduszu.

Szczegółowe drobne procedury gotówkowe są niezbędne do śledzenia pieniędzy w Petty Cash Fund.Dzieje się tak, ponieważ ilekroć jest gotówka, istnieje potencjał nadużyć.Drobny fundusz gotówkowy powinien być często monitorowany przez przełożonego w celu złapania wszelkich rozbieżności lub potencjalnych problemów.