Co robi dział należności?

Należności to koncepcja, w której firma udziela krótkoterminowych pożyczek dla swoich klientów.Na przykład firma sprzedaje towary lub usługi na kredyt, zmuszając dział należności do utrzymania rejestrów, kto jest winien pieniądze firmy i kiedy klienci powinni płacić rachunki.W tym dziale mogą również istnieć inne zadania, takie jak uzgadnianie kont klientów, równoważenie kont rodziców i tworzenie raportów starzenia, aby ustalić, którzy klienci są daleko w tyle za dokonywaniem płatności na otwartych kontach.Mniejsze firmy mogą nie mieć faktycznego działu należności;Zamiast tego jedna osoba obsługuje te zadania.Departament ten jest jednym z najważniejszych w biurach księgowych, ponieważ częściowo kontrolują przepływy pieniężne firmy.

Oferowanie krótkoterminowych rachunków kredytowych dla klientów jest jednym ze sposobów, w jaki firma może wywołać większą sprzedaż tym, którzy nie mają dostępnej gotówki.Firma może korzystać z działu konta należności do wykonywania drobnych kontroli kredytowej na klientach szukających kont handlowych.Może to obejmować sprawdzanie rekordów z innymi dostawcami, którzy zaoferowali potencjalnym klientom konta kredytowe.Ten historyczny zapis może wskazywać, jak dobrze potencjalny klient zapłaci rachunki.Departament należności nie może podjąć ostatecznej decyzji dotyczącej rachunków kredytowych, pozostawiając tę odpowiedzialność kontrolerowi.

Codzienna praca w działach należności konta jest zwykle powtarzalna, podobnie jak wiele różnych działań w dziale księgowym.Księgowi codziennie sortują pocztę i szukają płatności od klientów.Jeśli istnieje, księgowi stempią datę otrzymaną w płatności i podsumowują konto klienta w księdze głównej spółki.Konieczne może być krótkie uzgodnienie w celu ustalenia, które otwarte faktury obejmuje czek w zakresie płatności.Jeśli klient spłaca oświadczenie wysyłane przez firmę, ten proces uzgadniania może być łatwiejszy w miarę jak część pracy jest już zakończona.

Gdy księgowi otrzymają gotówkę od klientów, pogodzą należności i płatności, większe uzgodnieniemoże być konieczne.Może to zacząć się od stworzenia starzejącego się raportu w celu ustalenia, którzy klienci nadal są winni pieniądze i ile lat mają otwarte konta.Powiadomienia mogą być wysyłane do bardzo późnych klientów, prosząc o natychmiastowe płatność w celu zamknięcia należności na temat otwartych kont.Departament należności jest zazwyczaj odpowiedzialny za wypełnienie tej działalności co miesiąc.Uzgodnienie rachunku z rachunku nadrzędnego w raporcie o starzeniu się może być również projektem miesięcznym.