Co to jest drobna książka gotówkowa?

Gdy firma musi dokonać małego zakupu, często używana jest drobna książka gotówkowa lub konto.Drobna gotówka to niewielka kwota pieniędzy, zwykle mniej niż sto dolarów, która jest utrzymywana w formie gotówki przez opiekuna.Gdy pracownik dokonuje zakupu z drobnymi funduszami gotówkowymi, wpis jest dokonywany w księdze zwanej Petty Cash Book.

Ponieważ karty kredytowe firmy są zwykle wydawane niewielkiemu procentowi pracowników, pod względem różnorodnych wydatków może być wymagana drobna gotówka.Wspólnym przykładem byłby kierownik biura wykorzystujący drobną gotówkę do zakupu materiałów biurowych dla firmy.Spółka wymaga mniejszej odpowiedzialności za zwolnienie niewielkiej ilości pieniędzy na czas, a nie wydać korporacyjnej karcie kredytowej kierownikowi biura.

Ponadto jest czas i koszt związany z napisaniem czeku na wydatkizamiast używać drobnej gotówki.Podobnie jak w przypadku kart debetowych lub kart kredytowych, zwykle istnieje ograniczona liczba osób z pisaniem i podpisywaniem uprawnień.O wiele łatwiej jest pobrać pieniądze z małego rachunku gotówkowego niż przejść przez proces pisania czeków.

Ważne jest, aby wszystkie środki pobrane z małego rachunku gotówkowego zastąpiły określone kupony lub wpływy i odpowiednio zarejestrowane w drobnej gotówkiksiążka.Służy to podwójnie.Po pierwsze, zapewnia, że każdy wydatek jest obciążony odpowiednim rachunkiem, np. Dostawy biurowe, kształtowanie krajobrazu itp. Po drugie, pozwala na proste uzgodnienie konta, co oznacza, że kwota gotówki pod ręką plus wszelkie wpływy lub kupony powinnyRówna łączna liczba pokazana w Petty Cash Book.

Niektóre magazyny zaopatrzenia biurowego sprzedają małe koperty gotówkowe zamiast drobnych książek gotówkowych.Są to duże, uszczelnione koperty, które zawierają zarówno pieniądze, jak i wpływy i ma formularz wpisowy w dzienniku wydrukowany na zewnątrz.Każdy debet na małym koncie gotówkowym jest rejestrowany w tym formularzu i jest to łatwy sposób na śledzenie pieniędzy.Nową kopertę może być okresowo używana, jak raz w miesiącu lub kwartał, lub gdy nowe pieniądze zostaną dodane do konta po jej zmniejszeniu do określonego poziomu.

W tych współczesnych czasach drobne rachunki gotówkowe mogą być również rejestrowane w aProgram rachunkowości komputerowej zamiast drobnej książki gotówkowej.Opiekun konta musi być ostrożny, aby upewnić się, że każda redukcja drobnej gotówki jest rejestrowana na komputerze.Należy go również naliczyć na właściwe konto, tak jakby wydano czek.