Co to jest rozdział obowiązków?

Rozdzielenie obowiązków polega na użyciu wielu pracowników do wykonywania zadań w celu ograniczenia szans na oszustwo, kradzież i błędy.Przebijając zadanie na komponenty obsługiwane przez różnych członków personelu, firma może zapobiec niechcianym działaniom i wywierać lepszą kontrolę jakości.Może to być trudne w małej firmie, w której personel może być zbyt ograniczony, ale w dużych firmach może być kluczową częścią programu bezpieczeństwa.W niektórych regionach prawo specjalnie nakazują rozdzielenie obowiązków w przypadku wrażliwych zadań;W szczególnie ważnym przykładzie kapitan statku nie może uruchomić pocisków wycieczkowych bez przestrzegania bardzo konkretnego i oddzielonego łańcucha dowodzenia.

W miejscu pracy, w którym stosuje się rozdzielenie obowiązków, zadania są podzielone na trzy różne fazy.W pierwszej fazie ktoś musi zatwierdzić działanie, takie jak wydanie komputera nowemu pracownikowi lub generowanie wypłat.W drugiej fazie ktoś faktycznie musi wykonać zadanie;Na przykład członek działu komputerowego zapewnia komputer dla pracownika, a personel podpisuje go.Wreszcie trzeci element obejmuje kontrolę, aby upewnić się, że zadanie zostało odpowiednio wykonane.

Rozdzielenie obowiązków wymaga innego członka personelu w każdym punkcie.Pracownicy odpowiedzialni za zezwolenia nie mogą faktycznie wykonywać działań, ograniczając w ten sposób szanse, w których pracownicy mogą podjąć własną inicjatywę, aby robić takie rzeczy, jak zbieranie funduszy od firmy.Utrzymanie osobnego audytu oznacza, że przed zezwoleniem na zadanie pracownik musi upewnić się, że jest ono właściwe, ponieważ audytor będzie go oznaczać, jeśli wystąpi problem.Podobnie, oddzielenie audytorów i osób wykonujących zadania oznacza, że oddzielny członek personelu bada roszczenia o niewłaściwie wykonane zadania i okresowo kontroluje wyniki zadań, aby upewnić się, że żaden personel nie wykonuje zakresu swoich obowiązków.

Za rachunkowość, rozdzielenie obowiązków ISkrytyczny.Ogranicza to szanse na oszustwo finansowe, a także zapewnia mechanizm łapania błędów;Na przykład osoba wycinająca wypłaty może poprosić o potwierdzenie wyjątkowo dużego lub małego czeku.Utrzymanie integralności rachunkowości jest ważne dla firm wszystkich rozmiarów i oddzielenie zadań ułatwia audyt i kontrolowanie systemu księgowego.

Jest to również ważne dla ogólnego bezpieczeństwa, bezpieczeństwa i wydajności.Oddzielenie obowiązków odgrywa rolę na hali fabrycznej, w operacjach wojskowych i w działaniach takich jak bezpieczeństwo informacji.Jeśli firma ma jakieś sytuacje, w których jedna osoba mogłaby coś zrobić i zapewnić, że nie była wykryta, stanowi to zagrożenie bezpieczeństwa i wymaga oceny, aby sprawdzić, czy jest możliwe, aby wprowadzić oddzielenie obowiązków.