Co to jest system informacji księgowej?

System informacji księgowej to system metod i procesów, które firmy wykorzystują do utrzymywania informacji związanych z transakcjami biznesowymi lub finansowymi.Historycznie system ten obejmował papierowe księgi, czasopisma i inne raporty finansowe.Właściciele firm i księgowi byli odpowiedzialni za aktywne korzystanie z tych księgowych i czasopism w celu utrzymania dokładnej dokumentacji finansowej podczas prowadzenia działalności biznesowej.Postęp technologii informatycznych pozwolił firmom przekształcić ten system informacji rachunkowości w zautomatyzowany proces za pomocą komputerów, serwerów i oprogramowania księgowego.

Cykl rachunkowości jest siłą napędową w większości systemów informacji księgowej.Cykl ten obejmuje identyfikację i analizę transakcji, tworzenie i publikowanie wpisów do dziennika do księgi głównej, przygotowanie salda próbnego, tworzenie dostosowywania wpisów, przygotowanie skorygowanego salda próbnego, tworzenie sprawozdań finansowych, finalizację kont z wpisami zamykającymi oraz generowanie ostatecznego salda próbnego isprawozdania finansowe dla okresu rachunkowości.Te podstawowe kroki pomagają firmom w opracowaniu systemu informacji rachunkowości, zarówno ręcznego lub skomputeryzowanego.

Pakiety oprogramowania księgowego zwykle składają się z kilku różnych modułów opartych na tradycyjnym procesie rachunkowości ręcznej.Moduły obejmują rachunkowość ogólną, środki trwałe, rachunki płatne, należności, płac i innych modułów specjalnych.Każdy moduł tworzy system, w którym firmy mogą przenosić informacje po etapach cyklu rachunkowości.Możliwość przesyłania tych informacji elektronicznych może poprawić dokładność i terminowość firmy w zakresie zgłaszania informacji finansowych.

Systematyzowane systemy rachunkowości często wymagają od pracowników firmy bardziej skoncentrowania się na przeglądaniu informacji zebranych z różnych działów biznesowych, a nie wprowadzaniu danych biznesowych.Ten system pozwala indywidualnym księgowcom przetwarzanie większej ilości informacji w krótszym czasie niż tradycyjne księgi papierowe.Oprogramowanie księgowe może również mieć automatyczne wewnętrzne zabezpieczenia, które sprawdzają dokładność i ważność informacji finansowych przy użyciu wewnętrznego procesu przeglądu.Proces ten często ogranicza ilość podstawowych błędów wprowadzania danych i innych nonsensownych informacji z wprowadzania systemu informacji rachunkowości. Firmy mogą zdecydować się na użycie hybrydowego systemu informacji rachunkowości obejmującego zarówno ręczne, jak i skomputeryzowane procesy księgowe.Niektóre rodzaje informacji biznesowych lub finansowe, takie jak faktury dostawców, arkusze czasu listy płac i umowy umowne, mogą wymagać przeglądu przez księgowego.Korzystanie z systemu hybrydowego może zapewnić lepszy proces przeglądu, ponieważ pracownicy rachunkowości mogą kwestionować informacje finansowe i szukać informacji zwrotnej przed wprowadzeniem informacji do systemu księgowego.Proces przeglądu ręcznego może być również wymagany przez wewnętrzne kontrole firmy.Te kontrole wewnętrzne zapewniają, że żadne informacje nie są wprowadzane do oprogramowania księgowego firmy, które jest niedokładne lub reprezentuje wyższe zobowiązania finansowe niż wcześniej oczekiwano.