Co to jest zautomatyzowane fakturowanie?

Zautomatyzowane fakturowanie to działanie, w którym fakturowanie towarów i usług występuje bez potrzeby ręcznego przygotowania faktury.Wiele systemów rozliczeniowych tego typu zapewnia możliwość generowania i wysyłania elektronicznych kopii faktur do klientów.Korzystanie z tego rodzaju oprogramowania rozliczeniowego umożliwia zarządzanie procesem fakturowania z większą wydajnością, oszczędzając firmę zarówno czas, jak i pieniądze.

Istnieje kilka funkcji, które są wspólne dla zautomatyzowanego oprogramowania rozliczeniowego.W większości przypadków oprogramowanie zostało zaprojektowane, aby umożliwić tworzenie profili klientów, które zawierają wszystkie dane potrzebne do dokładnego przygotowania faktury.Dane te będą zawierać nazwę klienta, adres rozliczeniowy, kontakt rozliczeniowy oraz adres e -mail, jeśli faktura ma zostać wysłana elektronicznie.W większości przypadków zautomatyzowany program rozliczeniowy zbiera dane z innych źródeł, które mają związek z wykorzystaniem klientów lub pozwoli na ręczne wprowadzanie zamówień po ich spełnieniu.Procesy w systemie rozliczeniowym stosują następnie odpowiednie stawki dla każdego zamówienia i tworzą fakturę.

W zależności od skonfigurowania zautomatyzowanego systemu rozliczeniowego faktura może być wydrukowana wraz z kopertą towarzyszącą, natychmiast po generowaniu faktury.Możliwe jest jednak skonfigurowanie oprogramowania, aby faktury były automatycznie drukowane o określonej porze dnia.Istnieje nawet przykłady oprogramowania, które skłoni maszyny do składania faktury, włożenia jej do wstępnie przydzielonej koperty i uszczelnienia koperty.Gdy e -mail jest używany jako medium dostawy, system może przyspieszyć dostawę natychmiast po wygenerowaniu faktury lub zarządzać procesem e -mail o określonej porze dnia, podejściem, które pozwala właścicielom firm na ankietę faktur przed ich wysłaniem.

Elektroniczne systemy rozliczeniowe tego typu czasami obejmują możliwość odbierania i stosowania płatności do zaległych faktur.Na przykład faktury e -mail mogą zawierać wbudowany link, który umożliwia klientowi natychmiastowe renderowanie płatności po otrzymaniu i przeglądaniu faktury.Zamiast wymagać od osoby otrzymania płatności i ręcznego wprowadzenia jej do bazy danych należności, oprogramowanie rozpoznaje płatność, stosuje ją do odpowiedniego numeru faktury i odejmuje tę kwotę od salda konta klienta.

Zautomatyzowane fakturowanie działa bardzo dobrze w sytuacjach, w których klient ma stałe zamówienie lub istnieje powtarzająca się płatność, o której należy wymagać co tydzień lub co miesiąc.Dzięki tej aplikacji system można skonfigurować do automatycznego generowania faktur stojących lub powtarzających się odpowiednim klientom, eliminując w ten sposób potrzebę jednego lub więcej pracowników na spędzanie godzin na tym powtarzalnym zadaniu.Rezultatem końcowym jest to, że personel może być wykorzystywany do różnych funkcji, co pozwala na bardziej produktywne, a tym samym opłacalne.

Korzystanie z zautomatyzowanego fakturowania jest dziś powszechne z firmami każdej wielkości.Rodzaje firm, od telekomunikacji po sklepy detaliczne online korzystają z korzystania z tego rodzaju oprogramowania.Oszczędzając czas i zasoby firmy, firmy są w stanie utrzymać koszty niższe, a tym samym pozostać bardziej konkurencyjne.