Co to jest zarządzanie kosztami projektu?

Zarządzanie kosztami projektu to proces śledzenia i kontrolowania kosztów związanych z danym projektem.Dzieje się tak poprzez monitorowanie różnych czynników, które przyczyniają się do kosztu określonej pracy i unikanie problemów, które mogą spowodować wzrost kosztów.Ważne jest to, że sukces projektu, ponieważ zwiększone koszty powodują obniżenie zysków.

Wiele rzeczy może przyczynić się do eskalacji kosztów.Jeden taki czynnik jest znany jako pełzanie zakresu.Tak się dzieje, gdy klient może dodać nowe wymagania lub zadania do zadania.Dobre praktyki zarządzania kosztami projektu ostrzegają kierownika projektu o zakresie pełzania i pozwalają firmie podjąć decyzję o tym, czy obciążyć klienta za dodatkową pracę, czy też zapewnić pracę ze stratą.

Opóźnienia i błędy mogą również przyczynić się do problemów z kosztami.Na przykład brak zamówienia prawidłowych materiałów po raz pierwszy zwiększy koszty wysyłki, a także może spowodować opłatę za uzupełnienie zapasów.Ponadto brak zamówienia odpowiednich materiałów na czas może oznaczać, że firma zapłaci opłaty za szybszą dostawę.Proces zarządzania kosztami powinien z góry zidentyfikować potencjalne problemy, aby można ich było uniknąć i przypominać uczestnikom projektu o terminie, które, jeśli nie pominą, mogą stworzyć dodatkowe koszty.

Menedżerowie projektów powinni wziąć pod uwagę zarówno twarde, jak i miękkie koszty.Koszty twarde obejmują takie rzeczy, jak materiały, dostawy i koszty usług podwykonawców.Koszty miękkie obejmują pracę wydatkowaną przez pracowników wewnętrznych i koszt kapitału.

Zarządzanie kosztami projektu może również obejmować oszczędności kosztów śledzenia.Oszczędności te powinny być odzwierciedlone w końcowym budżecie projektu i mogą być wykorzystywane jako przykład umiejętności menedżera.W niektórych przypadkach, szczególnie tam, gdzie oszczędności były zarówno znaczne, jak i nieoczekiwane, sprzedawca może zdecydować się na podzielenie się oszczędnościami z klientem jako gestem firmy.

Istnieje wiele narzędzi, które pomogą w zarządzaniu kosztami projektu.Mogą być tak zaawansowane, jak programy komputerowe specjalnie zaprojektowane w celu śledzenia faktycznych kosztów w stosunku do przewidywanych kosztów.Prosty arkusz kalkulacyjny może jednak wystarczyć do śledzenia małych projektów.

Zarządzanie kosztami projektu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu finansowego projektu.Proces ten może jednak również przynieść inne korzyści.Na przykład, jeśli szacunki projektu są konsekwentnie niepoprawne, może wystąpić problem z procesem szacowania.Jeśli konkretny dostawca konsekwentnie pobiera więcej niż pierwotne oszacowanie, może być czas na zbadanie innych dostawców, którzy mogą zaoferować dokładniejsze ceny z góry.