Przenośny format dokumentów to forma pliku, która umożliwia tworzenie dokumentów elektronicznych za pomocą dowolnego edytora tekstu lub oprogramowania do drukowania. Jako bonus, dokument można udostępnić innym, którzy mogą otwierać i czytać dokument, niezależnie od używanego przez nich oprogramowania do edycji tekstu. Oto kilka informacji o tym, jak tworzone są pliki PDF i dlaczego są one takim atutem w różnych aplikacjach.
Pliki PDF zostały opracowane przez Adobe Systems i były sposobem na udostępnianie gotowych dokumentów osobom korzystającym z wielu systemów przetwarzania tekstu. Ponieważ używanych jest wiele pakietów oprogramowania do edycji tekstu, które nie są ze sobą kompatybilne, potrzeba wspólnego formatu plików, który każdy może otwierać i czytać, stała się centralnym punktem oprogramowania Adobe® Acrobat®.
Niezależnie od tego, czy użytkownik preferuje edytory tekstu open source, Microsoft® czy Corel®, dokumenty można tworzyć w wybranym programie, a następnie zapisywać jako pliki PDF. Dzięki pełnemu pakietowi Adobe® możliwe jest również tworzenie dokumentu przy użyciu oprogramowania Adobe® z takim samym poziomem łatwości, jak w każdym programie do edycji tekstu. Zapisane pliki PDF można udostępnić innym, którzy będą musieli tylko pobrać darmowy program Adobe® Reader®, aby otworzyć i odczytać plik.
Jedną z zalet korzystania z plików PDF do dystrybucji dokumentów elektronicznych jest to, że plik można zablokować przed edycją przez inne osoby, nawet jeśli mają one oprogramowanie Acrobat®. Zwiększyło to wykorzystanie plików PDF w takich aplikacjach, jak biuletyny elektroniczne, umowy, rękopisy książek i raporty finansowe. Ponieważ dokumenty są bezpieczne, autor dokumentu zachowuje wysoki poziom kontroli, nawet jeśli dokument jest szeroko rozpowszechniany. Oprócz częstego używania w świecie biznesu, pliki PDF są również często używane do tworzenia elektronicznych książek na sprzedaż, czasopism internetowych i broszur elektronicznych dla organizacji non-profit.
Chociaż pliki PDF zostały pierwotnie opracowane przez Adobe®, obecnie na rynku istnieje wiele produktów, które konwertują arkusze kalkulacyjne, dokumenty tekstowe i prawie wszystkie formy oprogramowania do pisania elektronicznego na pliki PDF. Zasadniczo produkty te mogą koncentrować się na konwertowaniu innych typów plików do formatu PDF, a nie na tworzeniu plików PDF od zera. Chociaż wiele z tych produktów wydaje się działać dobrze, niewiele z nich może konkurować ceną z funkcjami programu Acrobat. Jeśli chodzi o tworzenie i czytanie plików PDF, oryginał może nadal być najlepszy.
