Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące archiwizacji e -mail?

E-mail lub e-mail, skrót od poczty elektronicznej , to nazwa wiadomości tekstowych wysyłanych przez Internet i pobierany przez użytkownika online lub pobrany przez klienta pocztowego za pomocą technologii push lub pull, w zależności od otrzymywania urządzenia i programuwiadomości.Archiwizacja odnosi się do planu przechowywania, w którym elementy są ułożone w sposób logiczny i dostępny.Może również odnosić się do tworzenia kopii zapasowej materiału.Archiwizacja poczty e -mail odnosi się do metodycznego systemu zgłoszenia e -maila, który usuwa go z serwera i bezpiecznie popiera.

Najpierw najlepiej zrobić w odniesieniu do archiwizacji e -mail, jest rozważenie opcji.Zdecyduj, czy wystarczy zarchiwizować e -maile w chmurze, czy też potrzebujesz ich zarchiwizowanego na komputerze, czy w kopii papieru.Być może niektóre materiały muszą do wydrukowania, podczas gdy inne materiały mogą pozostać w formie elektronicznej.Jeśli e -maile mają zostać zarchiwizowane na twoim komputerze, zdecyduj, czy wykonasz kopię zapasową na zewnętrznym dysku twardym, a także czy coś musi być zapisane w formie innej niż format pliku klienta pocztowego, na przykład zapisane w pliku PDFFormat pliku.

Zasadniczo drugim krokiem w tworzeniu systemu archiwizacji e -mail jest utworzenie hierarchii folderów pamięci w swoim kliencie poczty e -mail.W ten sposób możesz oddzielić osobisty e -mail od wiadomości e -mail biznesowych i upewnić się, że foldery, które musisz uzyskać częściej, są łatwe do osiągnięcia.Należy pamiętać, że foldery można zreorganizować i przemianować, więc po zakończeniu projektu, który był najwyższym priorytetem, możesz mieć sposób na zarchiwizowanie w systemie folderów, na przykład umieszczanie go w folderze zatytułowanym „Zakończone projekty” zrok.Zastanów się, czy tworzenie filtrów w celu sortowania nadchodzącej poczty bezpośrednio do folderów będzie dobrze służyć: niektórzy ludzie przysięgają według tej funkcji;Inni nigdy go nie używają.

Jedną z najlepszych wskazówek dotyczących archiwizacji e -mail jest usunięcie niechcianego e -maila natychmiast po otrzymaniu lub po obejrzeniu go w skrzynce odbiorczej.Może to zaoszczędzić czas, ponieważ nigdy więcej nie będziesz musiał go sprawdzać i pomożesz zapobiec osiągnięciu niepotrzebnego materiału do archiwum, w którym należy przechowywać tylko materiał wartości.Alternatywnie, jeśli lepiej Ci to odpowiada, możesz wykonać masowe usunięcie przed archiwizowaniem.Możesz być w stanie ustawić swojego klienta pocztowego, kiedy poczta powinna zostać usunięta z serwera, ale okresowo dobrym pomysłem jest odwiedzenie witryny ISP, zobaczyć, co jest na serwerze i wyczyścić w razie potrzeby.Jeśli masz wystarczającą ilość pustej przestrzeni serwera, możesz zostawić tam ważne e -maile jako dodatkowe archiwum.

W sytuacjach biznesowych, przestrzeganie przepisów, bezpieczeństwa i wydajności są kluczowymi elementami podejmowania decyzji o archiwizacji e -mail.Archiwizacja e-mail dla przedsiębiorstw może być zarządzana przez aplikacje wykonane w tym celu oraz z funkcjami wykonanymi w celu rozwiązania problemów biznesowych.Obejmują one możliwość zarządzania wirtualnym szlakiem papieru i usuwania wiadomości, które nie są już potrzebne.