Istnieje wiele różnych programów komputerowych do faksowania, które są dostarczane ze specjalistycznymi narzędziami i funkcjami, z których użytkownicy mogą wybierać. Wybierając konkretne oprogramowanie faksu, należy zapoznać się ze specyfikacjami, których wymaga, i upewnić się, że komputer, na którym zostanie zainstalowany, spełnia te specyfikacje. Możliwe przykłady wymagań mogą obejmować typ procesora, szybkość i dostępną pamięć. Oprogramowanie można kupić w sklepie i zainstalować za pomocą dysku CD-ROM lub pobrać z Internetu i zainstalować za pomocą komputera. Faksy można podłączyć do linii telefonicznych lub Internetu w celu wysyłania i odbierania faksów.
Oprogramowanie do faksowania jest znacznie bardziej popularne i zastępuje standardowy faks. Starsze formy faksowania wykorzystywały znacznie więcej sprzętu, podobnie jak wczesne wersje oprogramowania komputerowego faksu w komputerach. Stary system taki jak ten składałby się z komputera, modemu i małej sieci komputerów w firmie lub biurze. Komputer odbierałby faks i przechowywał go w formie nietekstowej, gdzie faks był później konwertowany do formatu tekstowego przez oprogramowanie komputerowe faksu. Po określeniu miejsca docelowego dokumentu faksu, którym najprawdopodobniej była drukarka lub inny komputer, oprogramowanie wyśle dokument do wydrukowania lub odebrania w odpowiedniej lokalizacji urządzenia.
Wersje oprogramowania komputerowego faksu można znaleźć online i pobrać przez Internet. Niektóre aplikacje komputerowe faksu mają interfejs, który umożliwia skanowanie dokumentów przez drukarkę i wysyłanie ich przez Internet. Nie zawsze wymagają również pobierania lub instalacji i mogą po prostu wymagać członkostwa w witrynie. Tego rodzaju oprogramowanie może jednak różnić się formatem, w jakim dokument jest wysyłany i odbierany. Niektóre oprogramowanie komputerowe faksu wysyła lub odbiera faksy w formacie .doc, podczas gdy inne wysyłają lub odbierają pliki w formacie PDF lub TIFF.
Rodzaj pobieranego oprogramowania komputerowego faksu może również różnić się sposobem wysyłania faksów przez Internet. Niektóre aplikacje mogą wysyłać faks za pośrednictwem konta e-mail, a inne po prostu wysyłają faks za pośrednictwem strony internetowej. Ponadto oprogramowanie może wymagać od użytkownika pobrania aplikacji do przeglądania, odbierania i wysyłania faksów, a także do drukowania bezpośrednio na drukarce z komputera użytkownika. Niektóre oprogramowanie, zwłaszcza jeśli jest to usługa płatna, przypisuje numer faksu użytkownikowi, aby każdy mógł wysłać faks, podczas gdy bezpłatne usługi prawdopodobnie umożliwią faksowanie tylko między użytkownikami.
