Co to jest miękka kopia?

Miękka kopia to elektroniczna kopia dokumentu.Kontrastuje z papierową kopią, dokumentem wydrukowanym na papierze lub innym medium.Miękkie kopie są łatwe do przesyłania, dystrybucji, udostępniania i manipulowania mdash;Wszystkie potencjalne wady lub zalety, w zależności od zaangażowanego dokumentu.Można je również użyć do generowania twardych kopii, drukując kopię dokumentu.Wiele biur bez papieru lub niskich odpadów w dużej mierze opiera się na miękkich kopiach w celu przekazywania informacji i udostępniania informacji.

Miękkie kopie można zazwyczaj otwierać w różnych programach edytora tekstu.Aby uzyskać dodatkowe bezpieczeństwo, dokument można zapisać w formacie tylko odczytu.Pozwoli to ludziom go zobaczyć, ale nie zmieniać miękkiej kopii.W przypadkach, gdy ludzie są zaniepokojeni zmianami lub manipulowaniem danych przez osoby mające dostęp do pliku, może to być przydatne.Niektóre programy utrzymują również dzienniki zmian, umożliwiając ludziom śledzenie zmian dokonanych w dokumencie, zwracając je w razie potrzeby przywrócić dokument do wcześniejszego punktu.

Osoby z miękkimi kopiami mogą wysłać je pocztą elektroniczną, przesyłać sieć lub umieścić w sieci lub umieścićje na płycie lub przenośnym dysku twardym do udostępnienia.Ta różnorodność technik dystrybucji może być przydatna i może pozwolić biurom na wyeliminowanie wydatków, takich jak faksowe maszyny i kuriery.Kopie miękkie na ogół nie mają takiej samej prawnej pozycji, jak kopie twardych ze względu na potencjał zmiany, ale mogą być używane do większości działań w biurze, w tym takie rzeczy, jak wysyłanie miękkich projektów umowy do edycji i zatwierdzenia, z osobami starannie przeglądającą kopię papierową przed podpisaniem się, aby upewnić się, że zawiera pożądane zmiany.

Miękkie kopie mogą być również używane do takich rzeczy, jak prezentacje, a ludzie albo dystrybuowali dokument elektronicznieekran na prezentacji lub wydarzeniu.Możliwość edycji do ostatniej chwili może być przydatna dla osób, które chcą czasu na udoskonalenie swoich prezentacji i które mogą potrzebować wprowadzić zmiany w ostatniej chwili, aby uwzględnić zmieniające się informacje i inne problemy.Nauczyciele często przechowują materiały w klasie w formie miękkiej kopii, aby mogli je łatwo zmienić i ponownie wykorzystywać lekcje.

W przypadku biur, w których przestrzeń jest poważnym rozważaniem, całkowicie lub głównie elektroniczne może przynieść znaczące korzyści.Ludzie mogą przeglądać materiały w miękkiej kopii i unikać wytwarzania dużych ilości papieru, które będą wymagały przechowywania.Jeśli jest problemem bezpieczeństwa, można ustalić elektroniczne środki bezpieczeństwa w celu zapewnienia jak największej ochrony miękkim kopiom.Może to obejmować narzędzia takie jak zdalne kopie zapasowe, aby zapisać kopie w przypadku pożarów, wirusów i innych problemów.