Co to jest elektroniczna szafka na pliki?

Elektroniczna szafka na pliki może być metaforycznym odniesieniem do systemu przechowywania dokumentów i innych informacji na temat medium elektronicznego, takiego jak komputerowy dysk twardy, lub może odnosić się do rzeczywistego oprogramowania, które pomaga w tworzeniu i utrzymaniu zapisów elektronicznych.Wiele razy elektroniczna szafka na pliki jest określana jako sposób na cyfrowo przechowywanie dokumentów fizycznych w celu zwiększenia wydajności znalezienia dokumentów lub zminimalizowania przestrzeni potrzebnej do rekordów fizycznych.Korzystanie z elektronicznego systemu zgłoszenia może umożliwić wielu użytkownikom dostęp do informacji jednocześnie bez zatłoczenia przed fizyczną szafką plików, a także może udostępnić informacje, które zawiera zdalnie za pośrednictwem połączeń sieciowych.Właściwie jest;Zamiast tego termin ten odnosi się ogólnie do korzystania z magazynu elektronicznego w sposób, który przybliża fizyczną szafkę na pliki.Na bardzo podstawowym poziomie pojedynczy katalog na dysku twardym komputerowym, który zawiera niektóre dokumenty lub inne pliki, jest technicznie elektronicznym szafką plików, ponieważ pliki są osobne, indeksowane, a czasem przeglądane za pośrednictwem funkcji systemu operacyjnego.Bardzo zaawansowany elektroniczny system zgłoszenia może zastosować relacyjny system zarządzania bazą danych (RDBMS), zasadniczo umożliwiając użytkownikom kategoryzację każdej informacji w ramach, która może następnie wyszukiwać lub przypominać informacje w określony sposób.

Istnieje wiele dostępnych opcji dostępnychPodczas korzystania z elektronicznej szafki na pliki, której nie może zapewnić fizyczna szafka.Cała szafka na dokumenty, w zależności od jego rozmiaru, można skopiować na urządzenie cyfrowe lub kompaktowy dysk (CD), umożliwiając jego łatwe kopię zapasowe, przenoszenie lub przenoszenie.Można go również udostępnić za pośrednictwem sieci, aby wielu użytkowników mogło uzyskać do niego dostęp bez lokalizacji.Informacje w elektronicznym systemie zgłoszenia mogą być chronione lub szyfrowane hasłem w celu uzyskania dodatkowego bezpieczeństwa.W niektórych przypadkach dokumenty w systemie elektronicznym można łatwo przeszukać niektóre słowa kluczowe, co ułatwia zlokalizowanie niektórych informacji niż z fizyczną szafką.

Niektóre aplikacje, które próbują dostarczyć kompletny system zarządzania informacjami i dokumentami, mogą byćNazywane elektroniczne oprogramowanie do szaf plików.Często obejmują one funkcje podobne do bazy danych i opcje dostępu do sieci lub generowania raportów.W niektórych przypadkach całe zestawy dokumentów mogą być indeksowane przez aplikację, dzięki czemu można je łatwo przeglądać za pomocą graficznego interfejsu użytkownika (GUI).Jednym z nich jest to, że jeśli informacje zostaną pobrane ze źródeł internetowych, wówczas mogą mieć problemy z prawami autorskimi w przechowywaniu dokumentów bez zgody autorów.Innym problemem, szczególnie w dziedzinach, które mają silne przepisy dotyczące prywatności, jest to, że podstawowy elektroniczny system gabinetu plików może nie dostarczyć wszystkich punktów bezpieczeństwa i prywatności, które są wymagane, co oznacza bardziej intensywny, specyficzny dla branży system rekordów elektronicznych może potrzebowaćbyć używane do poufnych danych.