Co to jest klasyfikacja danych?

Klasyfikacja danych polega na analizie i kategoryzacji zasobów danych organizacji w celu ustalenia odpowiedniego dostępu, przechowywania i retencji.Jest to dyscyplina w szerszym zakresie zarządzania danymi.Ponadto jest częścią zarządzania cyklem życia informacji (ILM).

W ramach ILM klasyfikacja danych pomaga organizacji zrozumieć różne aspekty jej danych, które obejmują wymagania bezpieczeństwa, prawne i zgodności, znaczenie biznesowe, potrzeby dostępności i jejaktualna lokalizacja.Po zrozumieniu różnych aspektów danych można wdrożyć zasady odpowiednie dla jego bezpieczeństwa i retencji.Projekt klasyfikacyjny powinien zostać podjęty przez właścicieli procesów biznesowych oraz przedstawicieli prawnych i zgodności we współpracy z działem technologii informatycznych (IT).Chociaż narzędzia programowe są dostępne, aby pomóc w gromadzeniu i analizie, proces klasyfikacji danych jest przede wszystkim ręczny i może być czasochłonny.

Dane są uważane za jeden z dwóch typów: ustrukturyzowany lub nieustrukturyzowany.Dane strukturalne zwykle występują w bazach danych.Często są to informacje specyficzne dla organizacji, takie jak rekordy pracownika, klienta i produktu.Zazwyczaj informacji nie można uzyskać bezpośrednio, ale należy uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem interfejsu programowania aplikacji (API).Nieustrukturyzowane dane znajdują się w dokumentach elektronicznych lub papierowych, wiadomościach e -mail lub innych rodzajach bezpłatnych formularzy, które mogą obejmować pliki audio i wideo.

Klasyfikacja danych może przynieść korzyści organizacji na kilka sposobów.Dowód istnienia polityki i przestrzegania polityki może być wymagany w celu spełnienia przepisów rządowych dotyczących postępowania z danymi finansowymi lub wrażliwymi.Wymagania dotyczące prawa podatkowego są jednym z przykładów tych przepisów.Klasyfikacja danych może przynieść korzyści organizacji w przypadku postępowania prawnego, ponieważ odpowiednia klasyfikacja danych, wraz z wdrożoną zasadą ILM, zapewnia, że dane wymagane przez spory sądowe są dostępne i że obce dane nie są dostępne.Organizację może być chroniona przed działaniami niezadowolonych pracowników lub błędów pracowników poprzez odpowiednio klasyfikowanie i ograniczenie dostępu do zastrzeżonych, wysoce poufnych i ściśle tajnych danych.

Niektóre inne zalety klasyfikacji danych obejmują potencjalne zmniejszenie kosztów tworzenia kopii zapasowych i przechowywania, ponieważ dane nie będą utrzymywane dłużej niż musi.Media przechowywania danych należy również dopasować do wymagań dotyczących dostępności.Innymi słowy, dane, które są potrzebne natychmiast, muszą znajdować się na urządzeniu pamięci, które pozwala na natychmiastowy dostęp do niego, na przykład serwer sieciowy.Dane, które nie są natychmiast potrzebne, można przechowywać na urządzeniu, które nie zapewnia natychmiastowego dostępu, takiego jak taśma cyfrowa.

Oprócz spełnienia wymogów prawnych i zgodności, zrozumienie danych może przynieść inne ważne korzyści.Organizacja, która przeanalizowała i sklasyfikowała swoje dane, może być w stanie skuteczniej wydobywać te informacje do celów decyzyjnych lub marketingowych.To bardziej skuteczne wykorzystanie danych może prowadzić do lepszej rentowności.