Co to jest zarządzanie cyklem życia?

Zarządzanie cyklem życia informacji to nazwa nadana strategii i zasad, których firma używa do utrzymywania i organizowania informacji cyfrowych.Jest to nowoczesna ewolucja strategii stosowanych do zarządzania danymi fizycznymi, takimi jak przechowywane na papierze, filmie i innych mediach fizycznych.Dane przechodzi pięć faz zarządzania cyklem życia informacji.Są to tworzenie, dystrybucja, konserwacja, użytkowanie i usposobienie.

W przypadku zarządzania cyklem życia informacji ruch i przechowywanie danego elementu danych jest kontrolowane od momentu, w którym jest ono tworzone do czasu, który przestaje być przydatny.Zwykle dzieje się to w kontekście biznesowym, chociaż zarządzanie cyklem życia informacji można również wykorzystać do utrzymania danych do celów rządowych lub innych.Polityka zarządzania cyklem życia firmy jest podyktowana ogólnymi celami organizacji i jest ściśle związana z jej ogólnymi zasadami technologii informatycznych.

Proces zaczyna się od tworzenia lub otrzymania nowej informacji.Dane mogą być tworzone wewnętrznie, tak jak księgowy przygotowuje budżet dla organizacji lub można je odebrać od kogoś spoza firmy.Może to obejmować formularze, korespondencję lub raporty.

Informacje są następnie dystrybuowane.Na poziomie wewnętrznym dane są przekazywane pracownikom i menedżerom w firmie, którzy mogą potrzebować ich do podejmowania decyzji politycznych.Dane mogą być również dystrybuowane zewnętrznie wobec dostawców, klientów lub akcjonariuszy.

Następnie informacje mogą być wykorzystane, aby pomóc w podejmowaniu decyzji biznesowych lub polityce firmy.W trakcie procesu korzystania i dystrybucji informacje muszą być utrzymywane.Konserwacja obejmuje zgłoszenie, pobieranie i transfery informacji.Aby informacje były przydatne, firma musi zorganizować je w z góry określonej sekwencji i mieć system do zarządzania nim.Procesy śledzenia danych, gdy są one używane, są również częścią etapu konserwacji.

Wreszcie informacje podlegają usposobienie.Jest to polityka określona w zakresie obsługi informacji, które z czasem stały się mniej cenne.Takie dane są rzadziej dostępne i mogły już spełnić wymagania retencyjne określone przez rządowe lub organizacyjne.

W dobrze zorganizowanym systemie zarządzania cyklem życia informacji, dane przesuwają się płynnie przez te pięć kroków.Wyjątkiem jest to, że firma angażuje się w postępowanie prawne.W takim przypadku niektóre dane mogą zostać zamrożone lub usunięte z ogólnego strumienia danych, dopóki pytanie prawne nie zostanie rozwiązane.