Co to jest zarządzanie dokumentami online?

Zarządzanie dokumentami online to usługa, która pozwala ludziom przeglądać, udostępniać, modyfikować i kontrolować dokumenty online.Wiele firm oferuje usługi zarządzania dokumentami online, a niektóre firmy tworzą własne systemy do użytku wewnętrznego.Niektóre usługi są bezpłatne, podczas gdy inne pobierają opłaty za utrzymanie usługi i zapewnienie dodatkowych korzyści i usług.Często zdarza się, że firmy oferują pakiet usług związanych z biurem z zarządzaniem dokumentami online, aby ludzie mogli uzyskać dostęp do wszystkiego, czego potrzebują w jednym miejscu.

Istnieje wiele powodów, dla których ludzie mogą chcieć mieć dostęp do dokumentów online.Jednym z najczęstszych powodów jest chęć posiadania wirtualnego biura.W wirtualnym biurze ktoś nie jest powiązany z określoną lokalizacją lub komputerem;Można zalogować się w dowolnym miejscu na świecie, aby oglądać dokumenty online.Ponadto ludzie mogą dzielić swoje wirtualne biuro, na przykład, gdy redaktor współpracuje z klientem w innym kraju.Klient może publikować dokumenty online w celu przeglądania i modyfikacji przez którąkolwiek ze stron, o wiele bardziej wydajne podejście niż dokumenty pocztowe lub wysyłanie ich e -mailem.

Współpraca online jest również łatwiejsza w zarządzaniu dokumentami online.Niektóre firmy mają produkty, które zostały specjalnie zaprojektowane w celu ułatwienia współpracy, umożliwiając jednocześnie rejestrowanie wielu osób w dokumencie, wprowadzając zmiany i dodając komentarze.Elektroniczne przechowywanie dokumentów może być również przydatne jako środek bezpieczeństwa, zapewniając, że jeśli dokument zostanie uszkodzony w innych formatach i lokalizacjach, nadal będzie dostępny online.

Możliwe jest, że dokumenty online publiczne lub prywatne.Ludzie czasami dostarczają CV, wycinki i podobne dokumenty w wspólnym formacie, aby potencjalni klienci i zainteresowani członkowie mediów mogli łatwo do nich uzyskać dostęp.Z drugiej strony osoby pracujące nad poufnym projektem mogą preferować obszar chroniony hasłem dla swoich dokumentów, aby upewnić się, że nie są widoczne przez nieautoryzowanego personelu.Ludzie zwykle mogą dostosowywać ustawienia prywatności, w tym, kto może przeglądać dokument w dowolnym momencie.

Osoby zainteresowane zarządzaniem dokumentami online mogą służyć z wielu usług.Ważne jest, aby zastanowić się, jakie funkcje mogą być pożądane przed zarejestrowaniem się z usługą, a także rozsądnie zapytać innych osób, które będą pracować nad tym samym dokumentem, jeśli mają preferencje.Na przykład ktoś może już mieć subskrypcję usługi i wolał pracować z tym, zamiast subskrybować inną usługę.