Co to jest oprogramowanie do zamówień?

Istnieją dwa główne rodzaje oprogramowania do zamówień: elektroniczne zamówienia lub zarządzanie logistyką.Oprogramowanie do zamówień jest zazwyczaj częścią rozwiązania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub pakietu księgowego.Większość dostawców oprogramowania oferuje w pełni zintegrowane rozwiązanie, które zawiera aktywność zakupową w systemie księgowym.Zaletą tego rodzaju oprogramowania jest możliwość dokładnego zgłaszania wszystkich zobowiązań finansowych w dowolnym momencie.

Zakup lub zakup to wszystko, co dotyczy nabywania towarów i usług do wykorzystania przez firmę.Standardowy system zamówień pozwala użytkownikom tworzyć zapotrzebowania na zakup, wpływy towarowe, zamówienia zakupowe i faktury.Zwroty towarów, notatki kredytowe i potwierdzenie dostawy są opcjami często zawartymi w tego rodzaju oprogramowaniu.Najlepsze oprogramowanie do zamówień obejmuje znaczącą funkcjonalność raportowania, zautomatyzowane przepływy zatwierdzenia i śledzenie zaangażowania.

Elektroniczne zamówienia lub e-zamówienie to oprogramowanie do zakupów używane do zakupu towarów od innych dostawców za pośrednictwem ich stron internetowych.Zazwyczaj użytkownik loguje się do wewnętrznego elektronicznego rozwiązania zamówień podłączonych do oprogramowania księgowego.Użytkownik może wybrać z listy zatwierdzonych dostawców i przeglądać swoje katalogi do produktów.Podczas wybierania produktów elementy są odnotowane w elektronicznym oprogramowaniu do zamówień.

Użytkownik jest zobowiązany do przypisania kont wewnętrznych do przedmiotów w koszyku.Następnie uruchamiany jest wewnętrzny proces zatwierdzania, zwykle za pomocą automatycznych wiadomości e -mail lub powiązanych narzędzi.Po zatwierdzeniu elektroniczne zamówienie zakupu jest wysyłane do dostawcy.Po otrzymaniu elementów użytkownik loguje się z powrotem do elektronicznego systemu zamówień, aby przetworzyć paragon towaru.

Elektroniczny proces fakturowania umożliwia zatwierdzonym firmom przesyłanie swoich faktur bezpośrednio klientowi elektronicznie.Większość systemów ma automatyczny proces, aby upewnić się, że tylko otrzymane zamówienia są złożone do płatności.Inne firmy wymagają ręcznego przeglądu i zatwierdzenia każdej faktury przed przetworzeniem do płatności.

Elektroniczne oprogramowanie do zakupów doświadczyło ogromnego wzrostu w ciągu ostatnich pięciu lat i oczekuje się, że będzie się rozwijać.Istnieją znaczące oszczędności dla instytucji, które wdrażają zamówienia elektroniczne.Oszczędności są zarówno oszczędnościami twardymi z powodu skróconego czasu na przetwarzanie faktur, jak i oszczędności miękkich dolara ze względu na skrócony czas personelu wymagany do przetworzenia zamówienia.Standardowe oprogramowanie do zamówień jest powszechnie stosowanym mechanizmem kontrolnym do śledzenia działań związanych z wydatkami i monitorowania ceny, które pobierają dostawcy, a także zapewnić przestrzeganie polityki.