Co to jest system zarządzania dokumentami?

System zarządzania dokumentami to program używany do przechowywania i kontrolowania dokumentów, z których korzysta firma.Przed pojawieniem się komputerów system zarządzania dokumentami był po prostu procesem składania dokumentów z papieru w firmie, takich jak zamówienia zakupu, zmiany inżynieryjne i schematy, w systematycznej kolejności, aby ułatwić pobieranie.Znany również jako DMS, najczęstszym rodzajem systemu zarządzania dokumentami jest elektroniczny.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami to program komputerowy, który indeksuje i przechowuje rekordy firmy.Umożliwia to przekazywanie elektronicznie do innych geografii bez konieczności drukowania, poczty lub faksu.Podobnie jak systemy zarządzania treścią, które najczęściej są używane do przechowywania procedur lub instrukcji pracy, system zarządzania dokumentami przechowuje informacje za pomocą obrazów elektronicznych, aby wielu pracowników mogły uzyskać dokumenty elektroniczne, Oprogramowanie do skanowania obrazowania dokumentów służy do konwersji kopii papierowej na obrazy elektroniczne.Obrazy elektroniczne są następnie przechowywane na komputerze, aż będą potrzebne.Inne zastosowania systemu zarządzania dokumentami są bezpieczeństwo i zgodność.

Funkcje bezpieczeństwa obejmują ochronę haseł, dostęp tylko do odczytu i odzyskiwanie po awarii.Ochrona hasła służy do zapobiegania nieautoryzowanym użytkownikom przeglądania poufnych plików.Większość systemów zarządzania dokumentami pozwala użytkownikom skonfigurować profil i być w stanie wyświetlić pliki związane z ich profilem.Na przykład użytkownik skonfigurowany w profilu kupującego byłby w stanie przeglądać zdjęcia zamówień zakupu lub umów cenowych po wprowadzeniu hasła, ale nie byłby w stanie przeglądać zdjęć dokumentacji inżynierskiej, takich jak rysunki mechaniczne.

Funkcja bezpieczeństwa dostępu tylko do odczytu pozwala użytkownikom przeglądać dokumenty, ale zapobiega wszelkim modyfikacjom.Ten rodzaj dostępu jest pomocny dla pracowników, którzy mogą potrzebować badać dane dotyczące projektów, ale nie mają uprawnień do wprowadzania modyfikacji.Odzyskiwanie po awarii jest kolejnym ważnym, ale miejmy nadzieję, że nigdy nie potrzebował funkcji bezpieczeństwa systemów zarządzania dokumentami.Pliki kopii zapasowej lub komputery poza miejscem są zwykle używane, aby w przypadku pożarów, powodzi lub innych rodzajów klęsk żywiołowych wszystkie rekordy spółek są bezpieczne.

Zgodność jest kolejnym aspektem większości systemów zarządzania dokumentami.W przypadku firm należących do USA ustawa Sarbanes-Oxley lub Sox, jak to często jest wspomniane, wymaga zgodności z rejestracją przepisów dotyczących zatrzymania.Sox określa, jakie rodzaje zapisów należy przechowywać i jak długo.Firmy są kontrolowane pod kątem zgodności i kar za nie zachowanie dokładnych i odpowiednich zapisów obejmują grzywny i możliwe więzienie.Korzystając z systemu zarządzania dokumentami, firmy mają rekordy w bezpiecznym i łatwym dostępie do miejsca.