Co to jest obrazowanie dokumentów?

Obrazowanie dokumentów jest niezbędnym elementem prowadzenia działalności dzisiaj.Jako sposób tworzenia elektronicznych kopii ważnych dokumentów, diagramów i zdjęć, obrazowanie dokumentów pomaga zapewnić, że dokumenty biznesowe można bezpiecznie zapisać i zarchiwizować.Oto podstawy związane z obrazowaniem dokumentów, w tym przechowywanie i dystrybucja zapisanych obrazów.

Papierowe obrazowanie dokumentów jest bardzo proste.Wszystko, co jest naprawdę wymagane, to skaner wysokiej jakości, kabel USB do podłączenia skanera do komputera, a następnie oprogramowanie do skanowania, które pozwoli na nazwę i przechowywanie zapisanego obrazu.Podczas gdy skanery dokumentów były nieco drogie, dobrej jakości jednostki są dziś dostępne w bardzo rozsądnych cenach.To umożliwia obrazowanie dokumentów zarówno dla firm, jak i w domu.

Po załadowaniu oprogramowania na dysku twardym, a skaner jest rozpoznawany przez system, prosto umieść dokument twarzą w dół na ekranie skanera i naciśnij klawisz Start, aby zainicjować skanowanie.Pracując w sposób podobny do maszyny do kopiowania, skaner utworzy obraz dokumentu, który pracuje od jednego końca do drugiego.Po zakończeniu strony możliwe będzie użycie oprogramowania, aby wymienić zeskanowany dokument, a następnie przechowywać go na dysku twardym komputera.Po pierwsze, utworzenie elektronicznej kopii cennych dokumentów zapewnia, że nawet w przypadku utraty oryginału można go odtworzyć poprzez drukowanie kopii elektronicznej.Po drugie, cenne archiwa z lat wcześniej można uchwycić i zachować, ponieważ obrazowanie dokumentów tworzy kopię, która z czasem nie zniknie, żółta ani nie będzie krucha.Na koniec obrazowanie dokumentów bardzo łatwo jest udostępniać kopie dokumentów papierowych ze zdalnymi lokalizacjami.

Na przykład, jeśli sprzedawca jest poza krajem i musi zobaczyć kopię umowy z klientem, nie ma potrzeby naliczania kosztów związanych z dokonywaniem kopii papierowej i wysyłania pocztą przez usługę kurierską.Zamiast tego zeskanowany dokument może być po prostu wysyłany e -mailem lub umieszczenie w sieci, do której można uzyskać dostęp współpracownik.To, co kiedyś zajęło kilka minut, zajmuje tylko kilka minut na obrazowanie dokumentów.

Obrazowanie dokumentów zmieniło sposób, w jaki wiele firm przechowuje ważne dokumenty, a także znacznie ułatwiło pobieranie danych w razie potrzeby.Niezależnie od tego, czy dokumenty składają się ze zdjęć, kontraktów lub schematów budowania, obrazy ważnych dokumentów są zachowane i dostępne, gdy są potrzebne.