O que é apoio do front office?

O apoio do Front Office implica uma série de tarefas de trabalho necessárias para manter as operações diárias de uma empresa em execução sem problemas. Essas tarefas geralmente incluem as chamadas telefônicas dos clientes para os departamentos adequados, respondendo a perguntas dos clientes, arquivando documentos, inserindo dados em programas de software de computador relevantes e processando transações financeiras. Vários tipos de trabalhos de apoio à frente são adaptados a diferentes empresas e organizações. Cada um dos escritórios médicos, jurídicos, educacionais e de pequenas empresas têm responsabilidades únicas, embora o objetivo geral de um escritório de frente seja apresentar uma imagem profissional e eficiente da organização ao público. Esses empregos geralmente vêm com níveis variados de responsabilidade, dependendo da experiência e da educação dos funcionários, e os deveres associados às vezes podem se sobrepor à equipe de front office em pequenas organizações. ArquivoOs funcionários geralmente são responsáveis ​​por manter registros organizados de documentos impressos e inserir informações atuais do cliente em bancos de dados de computador ou programas de planilha. Os recepcionistas cumprimentam principalmente os clientes que entram no escritório da frente e atendem telefonemas recebidos, e eles também geralmente transferem chamadas para outros departamentos por meio de um sistema telefônico de várias linhas. Os assistentes administrativos podem executar essas tarefas de arquivamento e atendimento ao cliente, além de organizar os horários diários de seus empregadores e o processamento de texto em uma variedade de documentos.

Dependendo do tamanho e dos recursos de um determinado negócio, a equipe de suporte do Front Office também pode ser responsável por alguns tipos de transações financeiras do cliente. Eles podem processar pagamentos com cartão de crédito por produtos ou serviços e emitir seus recibos para esses pagamentos. Algumas organizações que terceirizam seu processamento de folha de pagamento podem exigir um de seusTrabalhadores de apoio à frente para receber os cheques finalizados da empresa de folha de pagamento. Esse funcionário às vezes é responsável por distribuir os cheques para o resto do escritório em tempo hábil.

Como um sistema de apoio ao Front Office é uma parte importante de qualquer organização, muitas empresas conduzem uma análise de front office em intervalos regulares. Esse tipo de estudo de controle de qualidade examina a eficiência, a organização e o profissionalismo da equipe do Front Office e formula maneiras de fazer as melhorias necessárias. Os resultados de uma análise de front office às vezes formam a base para decisões de promoção e aumento de salários para os funcionários do Front Office. A equipe de apoio ao escritório que recebe críticas positivas de uma análise geralmente é aqueles que conseguem interagir bem com os clientes, trabalharem juntos como uma equipe e desempenhar suas tarefas com poucos ou nenhum erro.