O que é um Lockbox?
Um dos serviços bancários que as empresas de todos os tamanhos podem achar úteis é um serviço de Lockbox. Essencialmente, um Lockbox é simplesmente uma caixa de correios que seu banco estabelece para o seu negócio e que o banco controlará. Você recebe uma missão para o endereço que permitirá que seus clientes enviem pagamento por todas as faturas emitidas pela sua organização diretamente para o Lockbox. Por sua vez, seu banco abrirá toda a correspondência, depositará os cheques em suas contas e fornecerá acesso eletrônico que permite ver a atividade diária. Em suma, seu banco se torna os meios nos quais você coleta recepíveis e os deposita em sua conta operacional, folha de pagamento ou outra conta comercial designada. Um dos mais importantes é a segurança. Geralmente, as caixas de bloqueios são protegidas acima e além das medidas de segurança usuais associadas a ter uma caixa postal. Quando um pagamento atinge sua caixa de trava, as chances de ele cairamG nas mãos erradas é quase nulo. Isso pode dar a você e sua base de clientes uma sensação de conforto.
Segundo, o procedimento de Lockbox pode facilitar muito a publicação de pagamentos em seu sistema de contabilidade. Muitos bancos podem fornecer detalhes sobre os pagamentos depositados que incluem imagens dos cheques e quaisquer outros documentos que acompanham o cheque. Freqüentemente, um lote diário de recibos pode ser baixado como um PDF e usado para entrada manual em seu sistema. Esse método salva sua equipe de contabilidade de abrir e correr e resolver os cheques antes de inserir os dados. Além disso, elimina a necessidade de preparar um depósito bancário.
No entanto, você poderá economizar ainda mais tempo, dependendo do tipo de software de contabilidade que você usa. Muitos bancos podem fornecer um relatório delimitado que pode ser importado diretamente para alguns sistemas de software contábil. Se você tiver a sorte de haVE Software compatível, então a tarefa de postar pagamentos pode levar alguns momentos, mesmo que a lista de pagamentos chegue às centenas.
Uma terceira vantagem para o sistema Lockbox é que você tem um histórico de backup de seus recebíveis. Se algo importante acontecer com seu sistema de contabilidade de software e você perder uma parte ou todos os dados, os relatórios do histórico sobre a atividade do Lockbox podem ajudá -lo a iniciar o processo de reconstrução. Isso significa que você pode atualizar suas contas de clientes rapidamente, além de começar a reconstruir sua renda e despesa relatando mês a mês.
Embora um Lockbox não desempenhe nenhuma função que sua equipe de contabilidade não possa fazer por você, as vantagens de tempo economizadas, fonte de informações de backup e segurança aprimorada tornam um sistema de Lockbox uma opção muito atraente. Verifique com o seu banco hoje e veja o que eles têm a oferecer no caminho de um programa Lockbox.