O que é cobrança automatizada?
O faturamento automatizado é uma ação na qual o faturamento para bens e serviços ocorre sem a necessidade de preparar a fatura manualmente. Muitos sistemas de cobrança desse tipo fornecem a capacidade de gerar e enviar cópias eletrônicas das faturas para os clientes. O uso desse tipo de software de cobrança permite gerenciar o processo de faturamento com maior eficiência, economizando tempo e dinheiro.
Existem vários recursos comuns ao software de cobrança automatizado. Na maioria dos casos, o software foi projetado para permitir a criação de perfis de clientes que contêm todos os dados necessários para preparar com precisão a fatura. Esses dados incluirão o nome do cliente, o endereço de cobrança, o contato de cobrança e um endereço de e -mail se a fatura for enviada eletronicamente. Na maioria dos casos, o programa de cobrança automatizado coletará dados de outras fontes que têm a ver com o uso do cliente ou permitirão a entrada manual de pedidos assim que forem cumpridos. Os processos internosO sistema de cobrança aplica as taxas adequadas para cada pedido e cria uma fatura.
Dependendo de como o sistema de cobrança automatizado está configurado, a fatura pode ser impressa, juntamente com um envelope complementar, imediatamente após a geração da fatura. No entanto, é possível configurar o software para que as faturas sejam impressas automaticamente em uma hora específica do dia. Existem até alguns exemplos de software que levarão as máquinas a dobrar a fatura, inseri-lo em um envelope pré-endereçado e selar o envelope. Quando o email é usado como meio de entrega, o sistema pode agilizar a entrega imediatamente após a geração da fatura ou gerenciar o processo de email em uma hora específica do dia, uma abordagem que permite que os empresários pesquisem faturas antes de serem enviadas.
Os sistemas de cobrança eletrônica desse tipo às vezes incluem a capacidade de receber e aplicar pagamentos à OUfaturas de destaque. Por exemplo, as faturas por e -mail podem conter um link incorporado que permita ao cliente renderizar imediatamente o pagamento após receber e revisar a fatura. Em vez de exigir que um indivíduo receba o pagamento e insira manualmente no banco de dados de contas a receber, o software reconhece o pagamento, aplica -o ao número de fatura apropriado e deduz esse valor do saldo da conta do cliente.
O faturamento automatizado funciona muito bem com situações em que um cliente tem um pedido permanente, ou há um pagamento recorrente que deve ser solicitado semanalmente ou mensalmente. Com este aplicativo, o sistema pode ser configurado para gerar automaticamente faturas permanentes ou recorrentes para os clientes apropriados, eliminando assim a necessidade de um ou mais funcionários passarem horas nessa tarefa repetitiva. O resultado final é que o pessoal pode ser utilizado para diferentes funções, permitindo que o dia de trabalho seja mais produtivo e, portanto, eficien de custot.
O uso de cobrança automatizada é comum hoje com empresas de todos os tamanhos. Os tipos de negócios que variam de telecomunicações a lojas de varejo on -line se beneficiam do uso desses tipos de software. Ao salvar o tempo e os recursos da empresa, as empresas podem manter as despesas mais baixas e, portanto, permanecem mais competitivas.