Quais são as melhores dicas para o arquivamento por e -mail?
email ou e-mail, abreviação de Mail Electronic , é o nome para mensagens de texto enviadas pela Internet e pegadas pelo usuário on-line ou baixadas através de um cliente de email usando a tecnologia Push ou Pull, dependendo do dispositivo e do programa que recebe as mensagens. Arquivamento refere -se a um plano de armazenamento pelo qual os itens são organizados de maneira lógica e acessível. Também pode se referir a fazer uma cópia de material de material. O arquivamento por e -mail refere -se a um sistema de arquivamento metódico para o email que o remove do servidor e o backup com segurança. Decida se é suficiente ter seus e -mails arquivados na nuvem ou se você precisa deles arquivados em sua máquina ou em cópia impressa. Talvez um determinado material precise impresso, enquanto outro material pode permanecer em forma eletrônica. Se os e -mails forem arquivados em sua máquina, decida se você fará um backup em um disco rígido externo e também aguardeEla tudo precisa ser salvo de uma forma que não seja o formato de arquivo do seu cliente de email, por exemplo, salvo no formato de arquivo pdf.
Geralmente, a segunda etapa na criação de um sistema de arquivamento por e -mail é criar uma hierarquia de pastas de armazenamento dentro do seu cliente de e -mail. Ao fazer isso, você pode separar o email pessoal do e -mail comercial e garantir que as pastas necessárias para acessar com mais frequência sejam fáceis de alcançar. Lembre -se de que as pastas podem ser reorganizadas e renomeadas; portanto, uma vez concluída um projeto que foi concluído, você pode querer arquivá -lo no sistema de pastas, como colocá -lo em uma pasta chamada "Projetos concluídos" no ano. Considere se a criação de filtros para classificar o correio recebido diretamente nas pastas o servirá bem: algumas pessoas juram por esse recurso; outros nunca o usam.
Uma das melhores dicas para o arquivamento por e -mail é excluir o e -mail indesejado imediatamentetlely após recebimento ou ao vê -lo em sua caixa de entrada. Isso pode economizar tempo, porque você nunca mais precisará revisá -lo e ajudar a impedir que o material desnecessário atinja o arquivo, onde apenas o material do valor deve ser armazenado. Como alternativa, se for melhor você, você poderá fazer a exclusão em massa antes do arquivamento. Você pode definir seu cliente de email para quando o e -mail deve ser excluído do servidor, mas periodicamente, é uma boa ideia visitar o site do seu ISP, ver o que está realmente no servidor e limpar, conforme necessário. Se você o suficiente espaço de servidor vazio, você pode optar por deixar e -mails importantes lá como um arquivo adicional.
Em situações de negócios, cumprindo regulamentos, segurança e eficiência são elementos -chave para tomar a decisão de arquivamento por e -mail. O arquivamento de email corporativo pode ser gerenciado por aplicativos de software feitos para esse fim e com os recursos feitos para resolver problemas específicos dos negócios. Isso inclui a capacidade de gerenciar a trilha de papel virtual e excluir MessaGES que não são mais necessários.