Muitos documentos importantes precisam ser preservados por longos períodos de tempo. Os produtos de papel convencionais se degradam lentamente, graças ao alto nível de ácido que normalmente existe no papel. O papel de arquivo é feito levemente alcalino ou com um pH neutro, para que não fique amarelo e se torne quebradiço com a idade. A maioria das empresas de papel oferece papéis de arquivo em sua linha para arquivistas, governos, bibliotecas e artistas. No entanto, é importante lembrar que o papel de arquivo é útil apenas nas condições corretas.
Dois fatores primários contribuem para a degradação do papel convencional. O primeiro é a lignina, um componente da parede celular das plantas. A lignina fica amarela quando é exposta ao calor, causando papel amarelado. O ácido torna o papel mais frágil, fino e quebradiço. Os jornais fornecem talvez o melhor exemplo da antítese do papel de arquivo, uma vez que são feitos o mais barato possível, pois a maioria das pessoas os recicla após uma leitura. Os jornais rapidamente ficam amarelados e quebradiços, uma característica indesejada em documentos importantes.
Os documentos de arquivo abordam a necessidade de documentos mais duradouros. Historicamente, documentos importantes foram impressos em pergaminho, um material feito de pele de bezerro. Com uma adoção mais ampla do papel, as pessoas começaram a perceber que seus documentos em papel não eram tão duráveis quanto os impressos em papel vegetal. As descobertas de ácido e lignina levaram ao desenvolvimento de papel de arquivo.
O processo de fabricação de papel de arquivo é mais complexo, resultando em um produto final mais caro. O papel é cuidadosamente tratado para remover a lignina e, em seguida, torna-se neutro em pH, ou preferencialmente alcalino, com a adição de carbonato de cálcio ou carbonato de sódio. O papel alcalino será mais capaz de resistir ao ambiente ácido do que o papel neutro. O produto resultante mantém bem a tinta e as cores e dura muito mais tempo do que o papel convencional.
No entanto, o papel de arquivo prefere condições alcalinas. Muitas empresas vendem folhas de tecido de arquivo que podem ser colocadas entre folhas de papel de arquivo e caixas alcalinas de armazenamento de papel de arquivo. O papel deve ser armazenado em um local fresco, seco e escuro para prolongar sua vida útil. A maioria dos repositórios de documentos possui medidas de controle de umidade para garantir que o papel seja mantido nas melhores condições.
Além de documentos importantes, o papel de arquivo também é usado pelos artistas para que seu trabalho seja preservado. Os scrapbookers também podem usá-lo em scrapbooks de arquivo, e edições importantes de livros são impressas em papel de arquivo para que durem. A maioria das lojas de suprimentos de papel oferece uma seleção de papéis de arquivo, às vezes designados como "isentos de lignina" ou "neutros em pH".
