Muitos setores dependem da transcrição, na qual uma mensagem gravada ou anotações manuscritas são digitadas em um documento de computador para que as pessoas possam lê-lo em vez de ouvi-lo ou lê-lo mais facilmente. Existem algumas peças de equipamento de transcrição necessárias para este serviço, com um computador e um toca-fitas cassete ou conexão à Internet sendo os tipos mais básicos de hardware de transcrição. Além desses itens, um dos tipos mais importantes de hardware é um gravador de transcrição, que grava a palavra falada. Para transcrever isso na palavra escrita, um transcriptionist usa um fone de ouvido para poder ouvir a mensagem. Nesse ponto, um pedal é usado para rolar a gravação a uma velocidade apropriada durante o processo de transcrição.
A transcrição de anotações escritas envolve apenas o papel e a caneta com os quais as anotações são originalmente feitas e um computador. Embora existam algumas outras opções para anotações manuscritas, a transcrição por computador é a mais comum no início do século XXI. Esses tipos de notas geralmente são transcritos para serem colocados em um formato padrão ou simplesmente para serem escritos com mais clareza.
Quanto à transcrição de voz para computador, existem dois tipos principais de gravadores, sendo o tradicional o gravador analógico. Esse tipo de hardware de transcrição requer que os usuários coloquem uma pequena fita cassete dentro dela, o que significa que o tamanho da mensagem é limitado ao quanto a fita pode suportar. A fita precisa ser entregue à pessoa que a transcreverá em um documento, o que significa que ela deve ser enviada por correio ou recolhida pessoalmente e depois reproduzida em um toca-fitas. Um gravador digital não usa fita, o que significa que a mensagem pode ser muito mais longa na maioria dos casos. A mensagem gravada pode ser enviada para um computador através de um cabo e enviada por e-mail para a pessoa que a transcreverá, e é por isso que muitas pessoas acham esse tipo de gravador mais conveniente do que o tipo analógico.
Para o transcriptionist ouvir a mensagem, ele normalmente usa um fone de ouvido. Esse tipo de hardware de transcrição é geralmente considerado melhor do que um alto-falante para esse fim, porque pode isolar a mensagem do ruído de fundo, tornando-a mais clara. Um fone de ouvido de transcrição pode ser conectado a um toca-fitas se forem utilizadas fitas de um gravador de transcrição analógico ou pode ser conectado a um computador se um gravador digital for usado.
Um pedal é outro tipo comum de hardware de transcrição. Quando um toca-fitas e fitas são usados, geralmente é necessário um pedal para parar e iniciar cada fita, para que as mãos sejam usadas exclusivamente para digitação. Um pedal de transcrição também pode retroceder ou avançar rapidamente através de fitas. Esse hardware de transcrição também é frequentemente usado com gravações digitais, com o mesmo objetivo de manobrar a gravação sem ter que parar de digitar. Os pedais analógicos geralmente se conectam ao toca-fitas, enquanto os pedais digitais se conectam ao computador.
