Hur väljer jag den bästa samarbetsplattformen?

När du letar efter den bästa samarbetsplattformen utvärdera dina behov och dina förväntningar på programvaran.De flesta samarbetsplattformar erbjuder grundläggande kommunikationsfunktioner, datalagring, fildelning, felsökningsverktyg och konferensfaciliteter.Hastighet, användarvänlighet, extra funktioner och kostnaderna bör också övervägas.

De tre grundläggande och viktigaste funktionerna i alla samarbetsplattformar är centraliserade datalagring, kommunikationsverktyg och felsökningsverktyg.Centraliserad datalagring eliminerar behovet av att varje samarbetspartner lagrar data på sin dator och hjälper data att förbli konsekventa och uppdaterade.Live File Sharing är en annan användbar funktion och gör det enkelt för kollaboratörer att dela dokument eller kalkylblad i gruppen.

Kommunikationsverktyg kan inkludera funktioner som webbkonferenser, grupp eller privata möten, Voice Over Internet Protocol (VOIP), e-postmeddelandeeller snabbmeddelandesystem.Live Streaming Video är mycket effektiv för konferenser eller online -möten, och vissa samarbetsplattformar erbjuder funktionen i en virtuell whiteboard för demonstrationer.Du kan också behöva utesluta en kollaboratör från ett möte, och vissa plattformar gör att du kan göra detta.

Felsökningsverktyg är viktiga när det gäller att säkerställa att alla kollaboratörer löser problem snabbt och enkelt.Vissa plattformar har ett integrerat hjälpavsnitt som kan nås av någon av gruppsamarbetarna.Den här funktionen hjälper till att minska användningen av yrkesverksamma eller externa tjänster och kan spara tid såväl som pengar.

Samarbetsplattformar kan ta olika formulär och kan installeras programvara på en lokal maskin eller en installation som körs från en fjärrserver.Vissa plattformar är internetbaserade och kollaboratörer kan komma åt plattformen med ett användarnamn och lösenord.Installationen eller typen av plattform du väljer kan påverka hastigheten och plattformens prestanda.Hastighet är ett viktigt övervägande eftersom lagring eller långsam prestanda kan skapa problem under webbkonferenser eller VoIP -användning.

I vissa fall kan det vara nödvändigt att ha en professionell skapa eller ställa in samarbetsplattformen för dig.Om detta är fallet är det klokt att se om leverantören också erbjuder utbildning för teammedlemmarna som använder samarbetsplattformen, eftersom det kommer att hjälpa teamet att förstå hur plattformen fungerar och kommer att säkerställa optimal produktivitet från början.De flesta plattformar är ganska enkla att använda, men funktionerna och funktionerna skiljer sig mycket från en plattform till nästa, så det kan ta lite tid för kollaboratörerna att förstå systemet helt.

En sista övervägande skulle vara om du föredrar att användaOpen Source -programvara eller proprietär programvara.Om du har en snäv budget är Open Source -programvaran det bästa alternativet, eftersom dessa paket kan vara gratis.De flesta av dessa paket erbjuder de grundläggande funktioner som behövs, men om du behöver ytterligare funktioner kan det vara i ditt bästa intresse att välja ett betalt programvarupaket.