Hur väljer jag den bästa virtuella kontorsprogramvaran?

När du väljer virtuell kontorsprogramvara bör du ta hänsyn till arten av ditt företag och de uppgifter du behöver utföra dagligen.Om du arbetar ensam behöver du några grunder, till exempel e-postprogramvara, ordbehandlingsprogramvara, databasprogramvara, virusskydd och ett verktygsprogram.Om du arbetar i en teammiljö eller behöver kommunicera med anställda kan du behöva leta efter ytterligare funktioner, till exempel snabbmeddelanden och central fillagring.

Ett bra e-postprogram är en viktig applikation att leta efter när du köper virtuellt kontorprogramvara.Vissa internetleverantörer (ISP: er) tillhandahåller ett e-postprogram, men ett fristående postprogram kan vara bättre.Detta gäller särskilt om du behöver extra funktioner som att skicka automatiserade svar.De flesta e-postprogram kan laddas ner gratis eller kommer som en del av operativsystemet.

Virtual Office-programvara bör innehålla ett ordbehandlingsprogram.Det finns en hel del alternativ att välja mellan.Vissa ordbehandlingsprogram kan laddas ner som en del av ett freeware -paket, så ett bra ordbehandlingsprogram behöver inte vara dyrt.Vissa operativsystem inkluderar mycket grundläggande ordbehandlingsprogram, men om du driver ett företag kan du behöva något med ytterligare funktioner.

Om du befinner dig i en bransch där du behöver tillgång till information snabbt eller där du behöver organisera och lagra stora mängderav data bör ett databasprogram utgöra en del av din virtuella kontorsprogramvara.Vissa företagare skapar listor som ska användas för marknadsföringsändamål, och databasprogramvara gör det enkelt.Databasprogram kan köpas som en del av ett mjukvarupaket eller kan laddas ner som freeware.

Virusskydd är en annan viktig aspekt av att driva ett virtuellt kontor.Om du behöver hålla dina data säkert, bör du investera i ett bra virusskyddsprogram.Virusskyddsprogram kan också innehålla inbyggda brandväggar som ger extra skydd.Om du skickar filer fram och tillbaka eller använder e-post, bör du investera i virusskydd.

Utility-program kan optimera dina datorprestanda och bör övervägas när du investerar i virtuell kontorsprogramvara.Ett bra verktygsprogram kommer att göra det enkelt att starta prestationsrelaterade uppgifter som att rensa upp registret, ta bort tillfälliga filer och ta bort cookies.Denna typ av programvara kan köpas som en fristående applikation eller kan laddas ner som freeware.

Om du arbetar med ett team eller har virtuella anställda bör du förvärva ett omedelbart Messenger-program som en del av din virtuella kontorsinställning.Detta är en mycket viktig funktion när du behöver vara i ständig kontakt med en medlem av ditt team eftersom meddelanden kan utbytas i realtid.Ett program som detta sparar också på telefonsamtal eftersom de flesta omedelbara budbärare erbjuder möjligheten till röstchatt.Gruppkonferenser kan också göras med hjälp av omedelbara messenger -program.

Central fillagring är mycket viktigt när man arbetar som en del av ett team, särskilt om varje medlem arbetar från en annan plats.Filer kan lagras online, vilket ger enkel åtkomst till viktig information.Detta sparar inte bara tid utan gör det möjligt för varje användare att arbeta var som helst så länge han eller hon har tillgång till databasen.Programvara som en tjänst (SaaS) -applikationer har ofta den här funktionen, vilket gör att användare kan komma åt programvaran med sin internetanslutning.