Hur förbättrar jag arbetsflödet?

Att förbättra arbetsflödet är en viktig process oavsett om det är för en individ eller en organisation.Ett förbättrat arbetsflöde har visat sig maximera effektiviteten, minimera avfall i både tid och resurser och förbättra moral.Sättet att förbättra arbetsflödet kan vara så enkelt som att identifiera och eliminera bortkastad tid eller så komplex som att undersöka och ändra hela processen och/eller automatisera hela eller delar av det.Oavsett hur stort eller litet jobbet eller processen är det värt tiden och ansträngningen att vidta åtgärder för att förbättra arbetsflödet.

Det första steget för att förbättra arbetsflödet är att identifiera och eliminera avfall, och det största slöseriet är tid.Den moderna arbetsplatsen har blivit van vid och beroende av e -post, snabbmeddelanden och sms.Dessa kommunikationsmedel var avsedda att spara tid, men de kan leda till överflöd av värdelös information och slösad tid.Du kan förbättra arbetsflödet helt enkelt genom att eliminera eller begränsa snabbmeddelanden och sms och genom att ställa in rimliga förväntningar på e -post.Att reagera på eller svara på e -postmeddelanden så snart de kommer in kan vara en tidsavfall.Att ställa in flera gånger under dagen som ägnas åt att läsa och svara på e -postmeddelanden kommer att förbättra ditt arbetsflöde och produktivitet.

Dessa avbrott är bara några av de många som kan stoppa arbetsflödet.Varje jobb eller process kommer att fortsätta bättre och vidare med ett rimligt tidsblock som ägnas åt det snarare än att försöka få det gjort i små steg.Att avsätta till och med 20 eller 30 minuter för att ägna åt en enda uppgift eller process hjälper dig att göra stora framsteg i att öka produktiviteten och förbättra arbetsflödet.Att fokusera på en viss uppgift för ett relativt kort men oavbrutet tidsblock kan vara en av de bästa metoderna som hjälper dig att förbättra arbetsflödet.

För mer komplicerade förfaranden och större organisationer kräver det ett mer systematiskt tillvägagångssätt för att förbättra arbetsflödet.Dessa processer involverar att bryta arbetsflödet i små, ändliga steg och analysera de uppgifter som är involverade i varje steg.De två viktigaste principerna som sedan kan tilldelas varje steg är ansvar och automatisering.En enda person eller enhet måste vara helt ansvarig för att uppnå varje steg, vilket eliminerar fingerpekning och förhalning.

Nästa del är att fråga om ett steg kan automatiseras.Varje del av processen som kan automatiseras helt och ta personal ur ekvationen är ett stort steg mot att förbättra arbetsflödet.Efter att varje steg har analyserats har ansvaret tilldelats, och arbetet har automaterats där det är möjligt kommer hela arbetsflödesprocessen att förbättras mycket.

Stegen för att förbättra arbetsflödet innebär främst sunt förnuft och traditionella hanteringstekniker.Utmaningen är att dela upp arbetsflödet i hanterbara steg och sedan förbättra vart och ett av de inblandade stegen.På detta sätt kan du eliminera avfall, maximera tid och produktivitet och förbättra arbetsflödet.