Hur gör jag ett affärsprocessdiagram?

Ett affärsprocessdiagram visar visuellt affärsprocesser på steg för steg med målet att förbättra dem, och det kan skapas av alla organisationer för alla processer.Processdiagram varierar i komplexitet och format, så format, omfattning och detaljnivån bör upprättas innan skapandet börjar.När parametrarna har ställts in kan sekventiella processsteg dokumenteras grafiskt och därefter analyseras.Diagram kan skapas med olika tekniker med hjälp av klistermärken, papper eller specialiserad datorprogramvara.Ofta skapar små team av människor diagrammen för att säkerställa grundlighet.

Att definiera omfattningen och gränserna för affärsprocessdiagrammet innebär att förstå ingångar, interaktioner och utgångar i den valda processen.Mycket komplexa processer eller de som förekommer på många organisatoriska nivåer kan behöva delas upp i flera diagram.Inledande övervägande av vilka processer till diagram och deras omfång kan säkerställa att fördelarna uppväger skapelsekostnaderna.

Oavsett detaljnivå är ett affärsprocessdiagram bara lika fördelaktigt som informationen som går in i den.Kartläggningsteam med medlemmar från olika stadier av processen kan därför ge värdefull information som en enda skapare kan missa.Trots storleken på processen eller antalet anställda bör dock team förbli tillräckligt små för att vara hanterbara.

Ett affärsprocessdiagram kan skapas på papper, med klibbiga anteckningar eller genom datorprogram och specialiserad affärsprocessprogramvara.Fördelarna med att arbeta med papper eller klibbiga anteckningar inkluderar skapelsens hastighet, kortare utbildningstid och enkel manipulation.Datoriserad diagramming inkluderar en längre utbildningsprocess, men det förbättrar livslängden, underlättar överföring av information och kan anslutas direkt till programvara för affärsprocesshantering.

En annan aspekt av formatering inkluderar att välja en modelleringsnotation.Notation av affärsprocessmodellering, skapad av Business Process Management Initiative, är ett exempel på ett standardiserat grafiskt notationssystem för processdiagram.Standardiserade notationssystem kan underlätta kommunikation mellan avdelningar eller företag till företag av diagrammet efter avslutad.Som ett exempel använder Notation för affärsprocessmodellering rektanglar för att representera aktiviteter, diamanter för att representera beslut och olika pilar för att visa sekvens.Andra former av standardiserad notation finns emellertid;Notation kan också improviseras.

När räckvidden, formatet och kartläggningen har valts kan processsteg grafiskt representeras för att slutföra diagrammet.Att brainstorma de olika processstegen med kartläggningsteamet är ett sätt att slutföra dokumentation.Att hålla sig till valda notationsstandarder i detta skede kan också hjälpa till att effektivisera skapandet.Den detaljnivå som krävs för processkartan kommer att diktera nödvändig information vid varje steg, som kan inkludera tidsfördröjningar, kundintryck och externa påverkningar.

Flera utkast och recensioner av processdiagrammet kan säkerställa att alla steg har dokumenterats.Ett sätt att åstadkomma detta är genom att gå igenom processen i realtid med kartläggningsteamet.Om processen gör detta omöjligt kan utvärdering uppnås genom att distribuera kopior av affärsprocessdiagrammet bland teammedlemmar eller anställda.Genom att slutföra affärsprocessdiagrammet ger användare en visualisering av affärsprocessen från början till slut, vilket kan hjälpa till med affärsprocesshantering och optimering.