Hur tar jag mötesprotokoll?

Mötesprotokoll är en skriftlig post av de viktigaste ämnena som omfattas och beslut som fattats under ett möte.Vid ett formellt styrelsemöte är styrelsens sekreterare vanligtvis ansvarig för att registrera mötesprotokollet, som sedan betraktas som viktiga juridiska dokument.Många möten börjar med en översyn av protokollet från det senaste mötet, som är högt placerat på mötesagendan.Om mötesdeltagarna är överens om att dessa minuter exakt återspeglar vad som inträffade under det senaste mötet, är de officiellt godkända vid det nuvarande mötet.

En person som ansvarar för att spela in mötesprotokoll kommer ofta att notera framstående punkter när de inträffar under mötet, till exempel vilka viktiga ämnen som diskuterades, vilka viktiga uttalanden och frågor som väckts och av vem, och vilka handlingsartiklar eller uppgifter uppstod frånmöte och till vilka de tilldelades.Dessa anteckningar, skrivna i korthet, skrivs sedan in i ett formellt dokument, ibland av en annan person än notetaker, och dokumentet hålls som ett register över mötets framsteg.Den person som utsetts med att ta mötesprotokoll kommer ibland också att spela in mötet på en bandspelare i stället för eller förutom att notera för hand.Bandet kan sedan anslutas till en diktafon för att transkribera inspelningen till ett formellt dokument från mötesprotokollet.

Ett formellt dokument från mötesprotokollet börjar vanligtvis med att ange namnet på företaget eller organisationen;platsen, tiden och datumet för mötet;och en lista över personer som finns för mötet (deltagare).Därefter bör protokollet ange i punkt eller kulapunktform vilka ämnen som täcktes vid mötet, skrivna i den ordning de diskuterades.När en viktig punkt görs av en individ, bör högtalarens namn tillskrivas punkten eftersom den registreras i protokollet.Parafrasering av högtalarens punkt är allmänt acceptabelt i mötesprotokollet Lieu of Verbatim Citat.

Eftersom inte allt vad som sades under ett möte kan eller bör inkluderas i mötesprotokollet, är en bra tumregel att se till att alla officiella beslut som fattas och resolutioner som fattats av organisationen hålls högsta prioritet.Eventuella ekonomiska rapporter eller uttalanden som presenterades under mötet, eller juridiska frågor som diskuterats, bör också inkluderas i mötesprotokollet.