Vad är buddokument?

Att bjuda på ett kontrakt av något slag kan vara en mycket konkurrenskraftig process.Oavsett om inlämningar accepteras av någon relevant tjänsteleverantör eller endast kan presenteras på inbjudningsbasis, måste den information som begärs i buddokument vara omfattande.Det är baserat på själva materialet som ett företag eller annan organisation kommer att använda för att fatta ett beslut för något kontrakt.Buddokumenten kanske inte är den enda faktorn för ett beslut, eftersom de bästa budgivarna ofta inbjuds till liveintervjuer för att hjälpa till att effektivisera urvalet, men utan dessa inlagor kanske nya affärsrelationer aldrig bildas.

I händelse av att en organisation redan vet vilka tjänsteleverantörer de ska överväga för ett kontrakt, kan det dela ut en inbjudan att bjuda (ITB) till de relevanta parterna.Även med den formella uppvisningen av intresse måste budgivaren följa vissa förfaranden, eller det kan vara i fara att förlora sin övervägande.En kortlista med kandidater kan väljas tidigt baserat på tidigare affärsrelationer eller mycket specifika kriterier som är fastställda från början av budgivningsprocessen.Den gruppen kan minskas ytterligare innan ett slutligt urval görs baserat på buddokumenten som presenteras.

Buddokument måste lämnas in i det format som anställningsföretaget föredrar.Detta krav kan vara att skicka material elektroniskt, via traditionell post eller båda.Om en tredjepartskonsult är involverad i sökprocessen kan buddokument också behöva skickas till denna person.Det är möjligt att anställningsföretaget kommer att tillhandahålla någon typ av ansökningsmall eller acceptera originalmaterial som lämnats in av kandidaterna.

Ett anställningsföretag eller dess konsult bör beskriva den information som behövs i buddokument.Denna översikt kan erbjudas i en ITB eller en begäran om förslag (RFP), vilket är mer en öppen inbjudan att ta emot erbjudanden.Tidsfristen för inlagor bör också klargöras, vilket inte bara kan inkludera ett datum utan också en viss tid som buddokument måste tas emot.Frågor kring en ITB eller RFP kan på liknande sätt ha tidsfrister, och svar på dessa frågor kan publiceras för alla kandidater att se.

Detaljerna som ingår i budmaterial kommer att baseras på vilken typ av tjänst som begärs.Inom finansiering kommer en investeringschef som bjuder på ett kontrakt troligtvis behöva tillhandahålla det belopp som företaget övervakat utöver tidigare investeringsresultat.Även om en tjänsteleverantör frigörs från ett kontrakt kan det företaget vara välkommen att återhämta sig och skicka in dokument vid ett framtida datum.