Vad är mötesprotokoll?

Mötesprotokoll är en redogörelse för ett officiellt möte, vanligtvis av en styrelse för ett företag eller en statlig enhet.Många frivilliga grupper håller emellertid också några minuters möten för att göra en historisk redogörelse för alla poster, beslut och räkningar som godkänts.Protokoll tas normalt av en individ och godkändes sedan vid nästa styrelsemöte, när alla styrelseledamöter har haft möjlighet att granska och göra några korrigeringar.

För det mesta är mötesprotokoll en mycket teknisk och faktisk redogörelse för vad som togplats vid mötet.Godkännande av protokollet görs vanligtvis med mycket lite, eller ingen, diskussion.Men i vissa fall, till exempel om det finns en mycket kontroversiell fråga eller ett fel, kan det finnas en betydande mängd diskussion.Vanligtvis är de allra flesta medlemmarna eniga om vad protokollet ska säga.De blir inte en officiell del av posten förrän de är godkända av styrelsen.

Formatet för mötesprotokoll kan variera från organisation till organisation, men är vanligtvis mycket raka fram.Det börjar med att lista kroppsmötet, ger datum och tid för mötet, närvarande medlemmar och erbjuder kort granskning av varje agendapost och en register över omröstningen, om någon togs, för varje objekt.Den kommer också att notera tiden för uppskjutning och listar vanligtvis datum och tid för nästa möte.

Mötesprotokoll tas av en person som utsetts till sekreterare.Beroende på situationen kan detta eller inte vara styrelseledamot.Om inte en styrelseledamot kommer hela jobbet för sekreteraren att ta ner anteckningar.Om det är styrelseledamot är jobbet något svårare eftersom de kan förväntas delta i diskussionen och röster förutom att notera.I allmänhet, för ett statligt organ eller företag kommer sekreteraren inte att vara styrelseledamot.För volontärorganisationer är sekreteraren vanligtvis i styrelsen och överväger en styrelse.

Minutar kan skilja sig åt än andra berättelser om ett möte, till exempel de som finns i en tidning, i de minuterna är mycket kronologiska till sin natur.Varje objekt i protokollet rapporteras i sekvensen som det hände.Om ett möte är täckt av en tidning kommer reportern i allmänhet att börja skriva om frågan som anses vara mest nyvärt.Andra problem kan eller inte kan täckas, beroende på deras relativa betydelse.Det bör noteras att varje typ av konto, mötesprotokollet och tidningsartikeln är korrekt för sin speciella stil.