Vad är upphandlingsförfaranden?

Varje organisation som köper varor eller tjänster har standardprocedurer för upphandling , de metoder de använder för att förvärva dessa saker.Dessa förfaranden täcker alla aspekter av upphandlingscykeln, inklusive valet av leverantör, kontraktsförhandlingar, orderplacering och betalning.Alla företag har upphandlingsförfaranden, och de används för att kontrollera utgiftsaktiviteten, säkerställa att lämpliga godkännanden är på plats och minskar risken för överbetalning.Upphandlings- eller inköpsaktiviteter omfattar all utgiftsaktivitet, exklusive lön, och representerar ofta mer än 50 procent av alla utgifter.

Den primära drivkraften för utveckling av upphandlingsförfaranden är att kontrollera alla utgifter.De faktiska procedurerna kan variera något men kommer att vara liknande.En lämplig godkännandeprocess innebär vanligtvis en separering av uppgifter och engagemang av ledande befattningshavare för transaktioner som kommer att kosta mer än ett specifikt pris.En annan standardupphandlingsförfarande är att begränsa åtkomsten till inköpsorderformuläret och kräva undertecknad godkännande från en annan chef än personen som använder varorna.Denna separering av mottagarens varor och godkännandet är utformat för att säkerställa att en äldre anställd är medveten om beställningen och kan bekräfta att materialen krävs och kommer att användas för rätt syfte.

En annan gemensam upphandlingsförfarande är att skapa en kort lista över förhandsgodkända leverantörer för specifika varor.Leverantörer läggs till i listan genom en budprocess som genomförs på schemalagd basis.Denna process är utformad för att vara transparent och ge företaget en möjlighet att få rabatter i pris, för att uppfylla kvalitetsstandarder och för att säkerställa leveransens aktualitet.

Riskerna för ett företag utan lämpliga upphandlingsförfaranden är överutgifter, misslyckandet med att uppnå gott värde och köpa bedrägeri.Många människor som inte har någon redovisning eller upphandlingsutbildning ärgade de steg som är involverade i en inköpsförfrågan.Dessa processer är emellertid utformade för att spara både tid och pengar.

Andra vanliga upphandlingsförfaranden inkluderar inställning av värdeströsklar som utlöser olika upphandlingsaktiviteter.Till exempel kan köp som kostar mer än ett visst belopp kräva en inköpsorder för att godkännas av två ledningsnivåer.En inköpsorder för ett mycket högre pris kan kräva att ett förslag ska utfärdas.

I vissa fall kan företag behöva försvara sina inköpskontrakt.Om en leverantör som deltog i budgivningsprocessen känner att de inte fick en rättvis möjlighet att tävla, kan en stämning lämnas in.Kontraktsrätt är en källa till en hel del juridisk verksamhet, och företag med starka upphandlingsförfaranden är i bästa position för att försvara sina affärsbeslut.