Vilka är de bästa metoderna för att skriva förslag?

Förslag är ett vanligt verktyg i affärsvärlden.Ofta används som ett sätt att bjuda på ett kontrakt eller skapa en långsiktig relation med en ny klient, har processen att skriva förslag varit föremål för en oändlig mängd böcker och manualer som tar upp försäljningsprocessen.Lyckligtvis är det möjligt att delta i förslagsskrivning framgångsrikt genom att observera några enkla riktlinjer.

När du skriver förslag av något slag ska du alltid undersöka bakgrunden till den blivande klienten.Ta reda på hur länge de har varit i affärer, hur många platser de driver, deras genomsnittliga årliga intäkter och kanske till och med vilken typ av välgörenhetsorganisationer företaget tenderar att stödja, antingen som en enhet eller genom sina chefer.Att grunda dig själv i den allmänna kulturen för klienten kommer att göra det mycket lättare att skräddarsy din text så att den kommer att resonera med företaget och öka dina chanser att bli valda som säljare som valts.

Använd alltid all information som samlas in direkt från den potentiella klienten när du skriver förslag.Ofta kommer företag som aktivt letar efter en leverantör att utfärda det som kallas en begäran om förslag eller RFP.RFP är ett ovärderligt dokument för alla leverantörer som vill skapa en arbetsrelation med det utfärdande företaget, genom att det ofta innehåller viktig information om format, arrangemang av information och till och med den typ av information som måste inkluderas i kroppen avförslaget.

Det är viktigt att notera att det faktiska formatet för RFP kommer att variera från en situation till en annan.Vissa förfrågningar om förslag är korta och tillåter respondenterna en hel del spelrum när det gäller organisation och innehåll.Det är emellertid vanligare att en RFP tillhandahåller specifika instruktioner som måste följas till brevet för att förslaget kan övervägas på allvar.Ofta kommer RFP att ange förslagsformatet och kan gå så långt som att tillhandahålla en förslagsmall som måste användas.

När man skriver förslag som svar på en omfattande RFP måste stor försiktighet vidtas för att svara kort på alla frågor som ingår i det dokumentet.Även om det inte finns en mall ingår är det en bra idé att använda RFP själv som en slags mall och använda frågorna som rubriker för varje avsnitt i det färdiga förslaget.Detta kommer att göra det mycket lättare för emittenten av RFP att snabbt hitta var och en av svaren, eftersom de presenteras i samma allmänna ordning som förfrågningarna i det ursprungliga dokumentet.

Det finns situationer där RFP är ett extremt informellt dokument, till exempel en begäran om en sida som inte innehåller något annat än en lista med frågor och instruktioner för att återmontera förslaget.Det är här att använda den forskning du gjorde tidigt i processen kommer att göra en värld av skillnad i det slutliga förslaget.Med inga specifika riktlinjer i handen kommer du att vilja leta efter provförslag som du tror kommer att passa in i klientens företagskultur och skapa dessa förslagsidéer så att de följer vad lite vägledning tillhandahålls i den informella RFP.Se till att även om frågorna är allmänna och något vaga, hittar du sätt att ge svar som binder direkt med klientens arbete och vad ditt företag erbjuder för att hjälpa dem framgångsrikt att fortsätta det arbetet.

Kom alltid ihåg att skriva förslag inte handlar om att skapa ett underbart format som du tycker är idealiskt.Fokus ligger inte på vad du anser vara ett bra förslag, men vad klienten kommer att tänka är det perfekta svaret på deras begäran.Detta innebär ibland att gå utanför din komfortzon och sätta dig själv i klientens skor tillräckligt länge för att se processen ur deras synvinkel.Även om detta kan vara utmaning, gör det väl värt ansträngningen att tjäna verksamheten.