Vilka är de bästa tips för affärsprocessdokumentation?

Affärsprocessdokumentation är processen för att skapa en skriftlig register över stegen som är förknippade med en specifik affärsprocess eller förfarande.Sådan dokumentation hjälper till att standardisera procedurer och etablera bästa praxis.Tips för att skapa tydliga, effektiva processdokument inkluderar att använda lätt förståeligt språk, att flera parter granskar dokumentationen och skriver både detaljerade dokument och förenklade fuskark.

Många företag skapar affärsprocessdokumentation för utbildningsändamål.Detta innebär att många individer som kan ha mycket olika förståelsesnivåer sannolikt kommer att läsa dokumenten.För att säkerställa maximal effektivitet bör processdokumenten vara lättförståelige av alla som sannolikt kommer att använda dem.

Experter rekommenderar ofta att du skriver sådana dokument som använder språk som motsvarar en nionde klassens läsnivå.Författare bör också undvika att använda teknisk jargong.När akronymer eller branschvillkor måste användas bör de först definieras tydligt.Det är också klokt att inkludera en lista med definitioner när man skapar affärsprocessdokumentation.

Medan affärsprocessdokumentation ofta genomförs av en individ som är skicklig på att utveckla sådana dokument, är det viktigt att få andra att granska dokumenten innan de används i vanlig användning.Om den som skriver dokumentationen inte är en expert vid processen som dokumenteras, bör en sådan expert utföra en översyn för att säkerställa att innehållet är tekniskt korrekt.Dokumenten bör också granskas av minst en person som är helt okänd med processen så att alla oklara instruktioner eller saknade steg kan identifieras.

Detaljerade dokument är en väsentlig del av affärsprocessdokumentationen.Dokumenten förklarar alla steg som är involverade i en process och kan också tillhandahålla ytterligare information, till exempel program för programprogram, lagliga begränsningar och kontaktinformation för olika steg.Även om dokumenten är avgörande för en fullständig förklaring av processen, kan de vara för långa eller skrymmande för att vara användbara dagligen.

En lösning på detta problem är att skapa ett fuskark som bara tar upp de mest kritiska stegen och tjänarsom en påminnelse när hela processdokumentationen har lästs.Dessa fuskark bör ge ett enkelt sätt att hitta grundläggande information om varje steg.Det kan vara klokt att ange sidan eller kapitelnummer där informationen finns i hela dokumentationen så att läsaren har en referens om han behöver ytterligare information.Sådana ark presenteras ofta som flödesdiagram eller konturer.