Vilka är de bästa tips för konferenssamtalsetikett?

Ett konferenssamtal kan vara lite svårare att genomföra än ett typiskt möte i ett konferensrum;Det finns inga ansikte-till-ansikte-interaktioner, inga visuella ledtrådar att läsa och inget sätt att veta vem som talar annat än röstigenkänning.När man deltar i ett konferenssamtal är det därför nödvändigt att utöva korrekt konferenssamtal, som involverar allt där man sitter när man tar samtalet till hur man ska adressera andra deltagare på samtalet.Att ägna noggrannhet för korrekt konferenssamtalsetikett kan hjälpa den som ringer att undvika pinsamma misstag och istället hjälpa till att driva ett smidigt, effektivt möte.

Organisatören för samtalet bör starta mötet i tid och med introduktioner hela vägen.Etikett för konferenssamtal dikterar att varje person på samtalet bör erkännas och introduceras så att alla deltagare är bekanta med varandra och kan höra varandra.Det kan vara till hjälp att e-post eller på annat sätt cirkulera en mötesagenda till alla deltagare med namnen på alla på samtalet.Mötet bör börja i tid.Ett konferenssamtal bör med andra ord köras lika professionellt som ett ansikte-till-ansikte-möte, och arrangörerna bör vara lika väl förberedda som de skulle vara personligen.

Att följa konferenssamtalets etikett angående bakgrundsbrus är kanske den viktigaste aspekten av själva samtalet.Man bör undvika att prata i en mobiltelefon, eftersom mottagningen kan orsaka ett tydligt problem och ta upp distraherande bakgrundsljud.Varje uppringare bör delta i samtalet från ett lugnt rum med små eller inga distraktioner.Om man tar samtalet hemma bör man se till att han eller hon inte kommer att avbrytas av familjemedlemmar, husdjur eller andra distraherande interaktioner och ljud.Sådana ljud kan distrahera alla deltagare och hindra mötet från att utvecklas.Undvik att skapa onödiga ljud också, till exempel att knacka på en penna, tugga på mat eller flytta runt i höga stolar.

Eftersom ingen på konferenssamtalet kommer att träffa varandra, dikterar konferenssamtaletiketten att varje talare identifierar sig innan de talar.Detta undviker förvirring bland gruppen av anropare och gör det möjligt för varje deltagare att ta exakta anteckningar om vad som sades och av vem.En slumpmässig röst som talar utan identifiering kan vara oroande och förvirrande för andra talare, och att identifiera sig själv på ett konferenssamtal liknar att göra ögonkontakt under ett ansikte mot ansikte mot ansikte.