Vilka är de bästa tips för front office -organisationen?

Frontkontoret beskriver området mdash;bokstavliga eller virtuella mdash;av en kundservice eller gästfrihetsverksamhet där kunder interagerar med kundtjänstrepresentanter.På ett hotell, till exempel, är front office där kunder bokar, lär sig om lokala attraktioner och begär tjänster och bekvämligheter.Ett av de viktigaste tips för front office -organisationen är att ha rätt personal för storleken på en anläggning.Till exempel kan chefen för ett litet motell med bara ett fåtal rum bara behöva ha en anställd på tjänst åt gången.Denna person kan kolla in och ut, tillhandahålla information och utföra receptionist och arkiveringsuppgifter.

När en organisation är större bör emellertid front office -organisationen vara mer komplex.Ett stort hotell i centrum av ett urbant område kommer sannolikt att locka många kunder på en gång, av vilka många kan ha frågor och förfrågningar som måste tas om hand.Dessa anläggningar kan ha flera representanter på tjänst en gång för att ta reservationer och utföra checka in en utcheckningsförfaranden.En concierge kan vara ansvarig för att leda kunderna till lokal underhållning och ibland till och med samordna gruppevenemang.Många anläggningar sysselsätter porters som hjälper kunder att lossa bagage från sina bilar och bära bagage upp till sina rum.

En front office -chef är en viktig del av de flesta front office -organisationer.Detta är en professionell som ansvarar för att skapa scheman för frontkontor och övervaka alla front office -verksamheter.Han eller hon kan diktera förfaranden för hantering av kunder och för att lämna in information.En front office -chef kan också arbeta med kunder som är missnöjda med tjänster eller högprofilerade kunder, till exempel kändisar och chefer.

En annan viktig faktor i front office -organisationen är hur den kommunicerar med back office.När proffs pratar om backkontoret hänvisar de till alla åtgärder som sker i avdelningar som redovisning, personalresurser och allmän affärs- och ekonomisk planering.En ekonomisk chef måste till exempel få tillgång till all information om betalningar, återbetalningar och kundfordringar som registreras i front office.I de flesta fall underlättas kommunikation mellan front office och back office av front office -programvara som inkluderar gränssnitt där front office -arbetare kan spela in information som är tillgänglig för back office -arbetare.

Ett av de viktigaste tips för front office -organisationen är att görahar protokoll för hur alla frontkontorsarbetare kommunicerar med kunder.I de flesta fall bestäms klienter första intryck av en anläggning på ett front office.De flesta kunder vill kommunicera med arbetare som är artiga och välkomnande och som är välorganiserade.