Vilka är de bästa tips för spårning av inköpsorder?

Det skulle vara svårt att upprätthålla kontrollen över och produktkostnader utan ett bra spårningsspårningssystem.Inköpsorder kan skickas, faxas, e-postas eller helt enkelt kallas in till leverantören.Det finns elektroniska inköpsorder, vanligtvis mellan företag, såväl som engångsformuläret, till exempel de som används i butiker.Vissa företag använder en filtköpsorder för att spåra inköp tillverkade för vissa kategorier av produkter.Ett spårningssystem för inköpsorder, oavsett format, bör utformas för att ge ett företag mest information för att fatta bra inköpsbeslut.

Ett inköpsorder är ett kommersiellt dokument som ett inköpsföretag skickar till ett säljande företag som anger produkterna,mängder och pris.Det är ett avtal och ett juridiskt erbjudande att köpa produkter och/eller tjänster.Spårning av inköpsorder är viktig för en interna kontroll av ett företag.

Inköpsorderformuläret bör visa beställningsdatum och datum som krävs, fraktmetoden och leverantörens namn och adress.Den måste också innehålla den beställda produkten, kostnaden för varje artikel och det totala priset.Försäljningsskatt bör också inkluderas om tillämpligt.Elektronisk generation av inköpsorder i vissa företag kan också vara bundna till lager för att upprätthålla en produktbalans till hands.

Först måste företaget veta vad som har beställts.Brist på denna information kan göra att företaget slutar med för lite lager och inte kan möta efterfrågan från sina kunder eller för mycket lager, vilket slösar utrymmet och minskar kassaflödet.Ett bra spårningssystem för inköpsorder gör det möjligt för ett företag att omedelbart se vad som har beställts och spåra statusen för beställningarna.

Ett företag som använder ett spårningsspårningssystem sänker också möjligheten till anställningsbedrägeri.Till exempel är det viktigt att ha ett förutbestämt nummer till varje inköpsorder.Detta avvärjer möjligheten att en anställd beställer varor från en leverantör och använder produkterna till personlig fördel.

Ofta kommer ett företag att använda ett automatiserat system för att skapa och spåra inköpsorder.På detta sätt kan företaget upprätthålla en produktkatalog som kan sorteras efter leverantör, produkt och pris.Dessutom kommer systemet att producera en databas för att lagra en lista över lager och ständigt uppdatera listan.Programvara är tillgänglig som kommer att skapa inköpsorderformuläret, hålla reda på utestående och färdiga inköpsorder och till och med analysera inköpstrender för att hjälpa till med prisförhandlingar med leverantörer.

Ett spårningsspårningssystem centraliserar inköp, vilket undviker duplicering.Ett elektroniskt system kommer också att tillhandahålla en leverantörsdatabas och tillåta inköpsorder att mailas för att eliminera överskott av pappersarbete.Köp orderhantering gör det möjligt för företaget att kontrollera sina inköp och begränsa möjligheten till stöld.