Vilka är de olika typerna av receptionistprogramvara?

Det finns flera olika typer av uppgifter som receptionistprogramvaran kan utföra.Det kan hjälpa till att organisera meddelanden, hålla reda på anställda och hantera inkommande samtal.Det finns också sviter med programvara som gör det möjligt för en användare att integrera flera av dessa funktioner i ett paket och program som hanterar receptionistfunktioner för specifika branscher.

En av de enklaste typerna av receptionistprogram är program som organiserar meddelanden och spårar tillgängligheten för anställda.Dessa program gör det möjligt för receptionister att göra en elektronisk post av alla inkommande meddelanden, inklusive leveranstid till mottagaren.De kan också ha kalenderfunktioner som ger aktuell information om anställdas plats förutom att de gör det möjligt för receptionister att boka möten för andra.Vissa program integreras också med andra funktioner som e -post för att öka leveransförmågan.Dessa produkter består vanligtvis av en skärm som visar information om samtal och verktygen för att göra dem.Information kan inkludera det aktuella numret, samtal i kön och grundläggande kundinformation.Verktyg kan inkludera allt som kan hjälpa till att ringa ett samtal, till exempel en knappsats, hålla och hänga upp kapacitet och anropande identifiering (ID).

Receptionistprogramvara som hjälper en användare att ringa ett samtal kan också utföra funktioner för andra rader.Den kan kontrollera om en viss linje är gratis och automatiskt överföra samtalet eller skicka det till röstmeddelanden.Denna kapacitet kan omfatta en eller flera platser, beroende på organisationens storlek och komplexitet.Vissa produkter möjliggör också multilinjefunktioner, till exempel möjligheten att ställa in och måttliga konferenssamtal.

Några typer av receptionistprogramvara är utformade för att hantera utmaningarna i en viss bransch.Till exempel finns det produkter för den medicinska industrin som har funktioner för att bearbeta patientpapper, skicka möten påminnelser och hantera självbetjäningsalternativ för patienter.Funktioner som dessa är avsedda att automatisera några av de mest repetitiva aspekterna av mottagningsarbetet i ett visst område.

Oavsett dess funktion, kommer de flesta mottagningsprogramvara att ha ett grafiskt användargränssnitt (GUI).Detta visar ofta alla tillgängliga verktyg på en skärm.Hur det är ordnat och hur många funktioner det finns varierar mycket mellan olika produkter.Till exempel visar vissa typer av programvara ett samtal eller förlängning åt gången, medan andra visar flera tillägg och deras status på en enda skärm.