Vad behöver jag veta om e -postetikett?

Eftersom så mycket affärer nu bedrivs via e -post är det av stort värde att förstå e -postetikett.Några riktlinjer för att komma ihåg är att känna till en publik, hålla kommunikationen kort och till punkten och hålla företagets e -post liknande regelbunden affärsmail.Inom dessa riktlinjer för e -postetikett finns det flera undantag.

Om man svarar på en jobbfråga eller ett företagspost, se till att fastställa när det är möjligt om man kan skicka bilagor.Ett företags -e -postmeddelande som svar på en annons för ett jobb bör i huvudsak vara ett brev.De flesta annonser kommer att ange om du ska fästa ett CV eller klippa och klistra in CV.Vissa företag öppnar inte bilagor och tar bort e -post med bilagor.

Även när en bilaga är acceptabel, var säker på att den inte är av stor längd.Att skicka allt över 150K anses vara en stor kränkning av e -postetiketten i de flesta fall.Ett projekt som två personer arbetar med tillsammans kan emellertid ibland kräva grafik eller projektfiler som tar mer plats.Helt enkelt fastställa om affärsassistenten önskar att dessa skickas via e -post.I allmänhet adresserar människor som man skulle göra om man samtalade med personen.Om man vanligtvis adresserar någon som Mr. Brown, börja inte ett brev genom att använda Mr. Browns förnamn.Om man vanligtvis kallar Mr. Brown med sitt förnamn, möjliggör affärs -e -postetikett den mindre formella adressen.

Där man inte känner till den gifta statusen som en kvinnlig, föreslår affärs -e -postetikett termen Ms. Ett undantag från detta är e -postmeddelandetill läkare.I det här fallet använder du den formella titeln på Dr.

Se till att inkludera en specifik ämnesrad angående innehållet i ens e -post.Detta kan vara "Svara på Job Posting #1351 på Craigs lista" eller "Låt oss träffas den här veckan för att diskutera våra alternativ."Se till att ämnet återspeglar det material man avser att presentera.

Företagets e -post behöver inte kreativ skiljetecken, smiley -ansikten eller andra blomster som kan uppstå i avslappnad e -post mellan vänner.Det bör också vara fritt från chattförkortningar.Två nära affärspartners kan inkludera dem i sina e -postmeddelanden, men i allmänhet är formellt bättre.

Att skära ner på rymden, citera inte allt material som skickas av någon annan.Skär, klistra in och citera endast korta bitar av material när de är relevanta.Om materialet inte är relevant, ta bort det citerade materialet innan du svarar på ett meddelande.Håll också ens eget material kort och till punkten.

Em-etikett för företagets e-post kräver vidare att man kommunicerar med god grammatik, välkonstruerade meningar och ordentligt stavade ord.Om man inte är stark i dessa områden kan kommunikation se ganska dum ut och få en att verka mindre intelligent.Var säker på att stava och grammatik kontrollera material och läs sedan igen, högt, för att verifiera att det är meningsfullt.Om grammatik fortfarande är ett problem, överväg en kurs i företagsskrivning för att förbättra skriftlig kommunikation.

Slutligen, lägg inte till affärsassociationer till ens skämtlista.Detta är en tydlig kränkning av E -etiketten för företag.Om man arbetar med någon som tycker om skämt, be om deras privata e -post för att lägga till i sin lista.Också, aldrig framåtkedjiga post till en affärsassistent.Om man får en virusvarning, kolla Internet Hoax -webbplatser innan du skickar detta till Business Associates.De flesta virusvarningar som skickas via e-post är hoax och orsakar onödigt larm, eller tar plats i vad som ska vara en affärsorienterad brevlåda.