Vad är en affärsrekord?

En affärsrekord är ett dokument som registrerar alla typer av affärsuppgifter.Villkoren används ofta för att omfatta alla dokument som ger bakgrund om interaktioner med kunder och potentiella kunder, samt poster som hänför sig till specifika transaktioner som inträffar mellan en leverantör eller leverantör och en kund.Syftet med att upprätthålla en affärsrekord är att kunna producera dokumentation som är relaterad till en specifik transaktion och identifiera den exakta händelseförloppet som inträffade som en del av den transaktionen.Många regeringar kräver företag som verkar inom sina gränser för att utveckla en strategi för registerhantering som upprätthåller ett brett spektrum av poster som täcker nästan alla aspekter av affärsverksamheten.

Inom ett företag kan en affärsrekord relatera till flera olika funktioner.Medan många tenderar att tänka på denna typ av affärsdokument som att ha att göra med försäljning till kunder, är faktum att termen också tillämpas på ett brett utbud av dokument.Detta inkluderar bokföringskälldokument som rekvisitioner, inköpsorder, förpackningslistor, fakturor och betalningar som utfärdats för dessa fakturor.Anställningsavtal och personalmapp anses också passa de grundläggande kriterierna för en affärsrekord, eftersom dessa dokument presenterar betydande transaktioner i företagets livslängd.Till och med interoffice -memorandum, protokoll från styrelse- eller investerarmöten och pressmeddelanden anses ofta falla in i den breda kategorin av en affärsrekord.

Huvudfunktionen för alla affärsrekord är att dokumentera historien bakom specifika händelser i företagets liv.Till exempel kommer personalfilen för en anställd att tillhandahålla värdefull information om anställning av individen, eventuella utmärkelser eller disciplinåtgärder som vidtas, justeringar av lön eller lön och omständigheterna kring avgång eller uppsägning av anställningen.Uppgifter av denna typ skyddar

arbetsgivaren

från påståenden om olaglig uppsägning eller andra typer av avgifter som en anställd kan ta med.Samtidigt kan detaljerna i en personalmapp också arbeta till förmån för den anställda om arbetsgivaren inte har dokumenterat vissa händelser eller vidtar åtgärder som ligger utanför omfattningen av nuvarande anställningslagar.

Att upprätthålla exakta poster är avgörande för att tillhandahålla dokumentation relaterade till intäktsgenererade, driftskostnader och utarbetandet av skattedeklarationer.I händelse av en revision kommer ett företag med en solid affärsrekordpolicy att ha lätt att producera dokument som stöder siffrorna som lämnats in vid avkastningen.Om du gör det gör det enklare att verifiera varje rad på skattedeklarationen och undvika införandet av sena avgifter och andra påföljder som skulle gälla om verksamheten inte kunde tillhandahålla dokument för att säkerhetskopiera dessa siffror.