Vad är en anpassad kopia?

Konformerade kopior är exakta kopior av ett dokument som är förberett när det inte är möjligt att helt enkelt kopiera en kopia av originaldokumentet.I huvudsak gör detta den överensstämmande kopian till en omskapande av originalet.För att vara denna typ av kopia måste dokumentet innehålla alla element i originalet, utan några förändringar i formulering eller struktur, oavsett hur små eller obetydliga förändringarna kan visas.

En överensstämmande kopia kan användas i ett antal fall.Domstolssystem tillåter användning av sådana dokument och använder dem ofta för arkivering.När detta är fallet skrivs och konstrueras kopian exakt som originalet.Dessutom kommer alla notationer som är handskrivna i marginalerna också att inkluderas i dokumentet.En domstolskontor kommer att jämföra kopian med originalet för att säkerställa att alla aspekter av de två dokumenten är lika, inklusive alla datum.Om en domares underskrift visas på originalet, kan domaren underteckna den överensstämmande kopian också eller domarens namn kan skrivas och dateras i lämpliga fält.När jämförelsen är klar och kontoristen fastställer att dokumenten är speglar för varandra, stämplas och tilldelas ett arkiveringsdatum.

Företag använder också detta format.Detta är ofta fallet när flera avdelningar behöver tillgång till kontrakt och andra viktiga dokument.De ursprungliga undertecknade dokumenten upprätthålls vanligtvis på en säker plats, medan en överensstämmande kopia eller kopior görs tillgängliga för allmänt bruk bland de olika avdelningarna inom organisationen.Detta tillvägagångssätt säkerställer att det alltid finns en kopia av det ursprungliga signerade dokumentet till hands, men tillåter utbredd åtkomst till villkoren för ett givet dokument till dem som behöver denna information för att hjälpa kunder eller på annat sätt utföra sina arbetsrelaterade uppgifter.

Samma person som fungerade som undertecknare på originaldokumentet kan underteckna en överensstämmelse kopia.Om detta inte är möjligt eller praktiskt kan individens namn matas in i signaturfältet.På samma sätt är det möjligt att certifiera eller notarisera en överensstämmig kopia.Men denna åtgärd anses vanligtvis vara onödig.