Vad är ett front office?

Ett front office är en beteckning som beskriver ett område i ett företag där kunder och företagspersonal interagerar.Frontkontor kallas vanligtvis så eftersom de är framtill eller ingången till ett företag, vilket ger kunderna enkel tillgång till kontorsarbetare.Denna viktiga del av verksamheten kan tjäna många syften, beroende på företaget, och är ofta det bästa stället att få någon kundrelaterad information.

Frontkontor kan ha en anmälningsdisk bemannad med en sekreterare eller administrativ arbetare.Detta huvudskrivbord kan erbjuda hjälp till inkommande kunder eller kunder och kan leda frågor för att korrigera personal.Alternativt kan all personal i avdelningen utbildas i kundhjälp;Eftersom front office -arbetare kan ha många uppgifter innebär att utbilda dem alla i kundservice att någon nästan alltid kommer att vara tillgänglig för att hjälpa en klient.

Förutom att vara en kontaktpunkt för kunder kan detta område också fungera som det viktigaste navet för kommunikation för hela företaget.Kontorsarbetare betjänar ofta sekretariatsfunktioner och kan vara ansvariga för att ta meddelanden, hantera beställningar och vidarebefordra information till olika avdelningar.Många främre kontor arbetar i samarbete med försäljnings- och marknadsavdelningar för att skapa och distribuera information till kunder.

Beroende på verksamhetens storlek och funktion kan frontkontoret fungera som ett uttag av alla branscher.Arbetare inom detta område kan hantera daglig postsortering och distribution, tillhandahålla kopierings- och faxtjänster till andra avdelningar, arbeta direkt med klienter och utföra datainmatningsuppgifter.En typisk arbetare i denna position kommer att ha en blandning av kundtjänstfärdigheter och kontorsförmågor.Organisatoriska färdigheter, datorkunskap och skrivning är ofta avgörande för att överleva den hektiska atmosfären i detta område.

Frontkontoret kan också fungera som hem för kontorsmaskiner.Vanliga enheter som finns i front office inkluderar kopiatorer, faxmaskiner, telefoner med flera linjer, porto och skalmaskiner för post och kontorsdatorer.Många front office -experter föreslår att det är klokt att be front office -arbetare om hjälp innan de försöker använda någon av dessa maskiner;En trasig eller fastnat maskin kan orsaka timmar med huvudvärk och långsam produktion för ett helt företag.

Den som ansvarar för detta energiska område kan ha en mängd olika titlar, till exempel huvudsekreterare, kontorschef, kontorsledare eller administratör.Denna person är i allmänhet ansvarig för att utbilda och hantera assistenter och fungera som avdelningschef.Front office -chefer har vanligtvis utmärkta ledningsförmågor samt en tydlig förståelse av företaget och dess funktion.