Vad är ett kickoff -möte?

Ett kickoff -möte är ett möte där alla ansvarsfulla teammedlemmar informeras om ett nytt projekt.Aktiviteter kan inkludera en diskussion om projektets avsikt, etablering av en tidslinje, delning av kostnads- och budgetbegränsningar och tilldelning av projektuppgifter.Kickoff -möten inkluderar ofta teammedlemmar över flera funktionella områden och kan också ibland inkludera en klientrepresentant.

Syftet med ett kickoff -möte är att se till att ett projekt går så smidigt som möjligt genom att se till att alla teammedlemmar är påSamma sida.Sådana möten är en möjlighet för projektledaren att dela information om projektet.Detta kan inkludera hårda fakta som ett projekt förfallodatum, specifikationer och budget, men kan också inkludera mjuk information som klientundersökningar och preferenser.

Projektledaren ansvarar ofta för att inrätta ett kickoff -möte.Hon tar vanligtvis ägande av att etablera och följa dagordningen.Detta inkluderar att schemalägga en tid då alla nödvändiga parter kan möta;reservera en plats;och i fallet med långa möten som äger rum under en halvdagspaus och beställer lunchtjänsten för teammedlemmar.

Under mötet kommer projektledaren att ta noggranna anteckningar om alla diskuterade artiklar, beslut som fattats och frågor som ska besvaras vid ett senare tillfälle.Hon kommer att ansvara för att alla intressenter går med på villkoren, tidslinjerna och kostnaderna och att de helt förstår vad som krävs av dem.Därefter bör projektledaren snabbt distribuera tydliga, kortfattade mötesanteckningar.

En av de viktigaste funktionerna i ett kickoff -möte är att ställa in en leveranslista.Detta är en lista över alla objekt på grund av klienten och de specifika åtgärder som behövs för att möta varje leverans.Till exempel kan en klient som levereras vara att producera ett ingångsskylt för en detaljhandelsplats.För att uppnå detta måste skylten utformas, material måste hämtas och beställas, det måste produceras, kvaliteten måste verifieras och skylten måste skickas och/eller installeras.Upphandlingsspecialisten kan inte beställa material förrän designern designar skylten, och om något av dessa steg inte är slutförda enligt schemat kommer installationsprogrammet inte att kunna uppfylla förfallodagen.

Tilldelning av uppgifter är mycket viktigt för processen, såMötesanteckningar för ett kickoff -möte bör innehålla en lista över åtgärder, förfallodatum och ansvariga parter.Om någon part har ett problem med förfallodatum, specifikationer eller prissättning, är kickoff -mötet dags att ta upp det.Detta möte ger ett öppet forum för alla inblandade parter för att säkerställa att de får vad de behöver för att producera ett framgångsrikt projekt.